3. 스마트워크의 유형

1. 스마트워크 유형

가. 재택근무 : 자택에서 본사 정보시스템에 접속하여 업무를 수행하는 경우

○ 특허청 재택근무지원시스템 개념도

○ 민간 사례

나. 스마트워크센터 근무 : 주거지 인접지역의 첨단 ICT 환경이 완비된 원격근무용 사무실에 출근하여 업무를 수행하는 경우

○ 현황 : 도봉, 분당, 서초, 수원, 부천, 인천 등 10곳에 공공형 스마트워크센터 운영중

○ 기반 인프라

▷ 시설 인프라 : 업무공간, 회의공간, 편의시설

▷ 정보통신 인프라 : 네트워크, 보안시설, 원격업무처리시스템

○ 민간사례 : KT

다. 모바일근무 : ICT를 활용하여 사무실이 아닌 현장에서 또는 이동 중에 업무를 수행하는 경우

○ 현황

▷ 안전행정부 : 2011년 하반기에 전자메일, 메모보고 등 모바일 행정업무 구축 예정

▷ 기상청 : 출장 및 이동 중에도 스마트폰을 이용해 특이 기상현상 등 기상 상황을 실시간으로 파악

○ 민간사례

▷ 한국 IBM

- 노트북·핸드폰·통신망을 이용하여 시간·장소에 관계없이 필요한 업무를 수행하는 모바일 오피스를 운영(1995년∼) 중

- 모바일 오피스 참여자는 정해진 자리나 사무실이 없고 비어있는 자리를 예약하여 사용

< 참고 : 한국 IBM의 스마트워크 도입사례 >

※ 1995년부터 모바일 오피스, 재택근무, 탄력 근무 등을 도입․운영

 ◇ 근무방식

  ▸모바일 근무(70% 직원) : 고정된 사무 공간 없이 모바일오피스 근무

  ▸재택근무 : 가정에서 근무(IP 폰 제공, 회사와 동일 환경下 업무)

  ▸기타 시간제 근무제, 시차출퇴근제 등

 ◇ 근무방식 선택

  ▸본인이 옵션을 선택하여 자유롭게 이용

  ▸본인의 옵션에 맞는 업무수칙 숙지

 ◇ 일하는 방식(예시)

  ▸메일이나 메신저 보고 활성화

  ▸화상회의보다는 다중-전화회의 사용

  ▸정량적․주기적․결과지향적 성과평가

  ※개인 목표설정(연초) → 분기별 점검 → 성과제출(연말) → 성과평가(연말)

 ◇ 인프라 조성

  ▸사무환경 : 고정좌석 및 유동좌석을 수요에 따라 조정

  ▸IT시스템 : 위치․시간․접속방법(PC, 모바일 기기 등)에 관계없이 동일한 업무환경 제공(On-Demand Workplace : w3.ibm.com)

      ※ 예시 : 노트북의 IP폰으로 회사의 내선번호 송․수신 가능

 ◇ 도입 효과

  ▸업무 프로세스 198개→98개로 축소

  ▸직원 생산성 74% 증가

  ▸사무공간 40% 감축

  ▸5년간 순비용 1천억원 절감

▷ 서울도시철도

- 스마트폰으로 지하철 각종 시설을 실시간 점검할 수 있는 STnF(SMART Talk & Flash) 시스템 구축·운영 중

- STnF 시스템 도입결과, 설비 고장률 40% 감소, 내부 커뮤니케이션 강화, 인력운용 효율화 제고로 신기술 개발인력 강화 등의 효과 얻음

< 도시철도공사 STnF 시스템 >

▷ POSCO

 2. 스마트워크 관련 기술

가. 통합 커뮤니케이션(UC: Unified Communications)

(1) 개념 

▷ 메신저, 이메일, 전화, 영상회의 등 모든 커뮤니케이션 수단을 하나의 시스템으로 통합해 효율적으로 관리하는 기술

▷ 언제 어디서나 커뮤니케이션 수단에 따른 제약없이 개인화된 통신 환경을 제공하여 원격으로 다자간 협업을 지원하는 기술

(2) 도입 사례

▷ 국민권익위원회에 행정기관 최초로 ALL-IP망으로 구성된 통합커뮤니케이션(UC) 환경을 구축여 12월 중순부터 서비스를 제공할 계획

▷ BC카드 社는 UC환경 구축을 통해 직원들이 기존의 전화기와 개인 PC의 그룹웨어를 통해 메신저, 영상회의, 컨퍼런스 전화 등의 다양한 UC 기능을 활용

나. 클라우드 컴퓨팅

(1) 개념

▷ 인터넷을 통해 개인 및 기업에게 컴퓨팅 자원을 서비스형태로 제공하는 컴퓨팅 기술

▷ 사용자는 언제 어디서나 어떤 단말기를 통해서도 서버, 디스크, 소프트웨어 등을 임대해서 사용하고 사용한 만큼의 요금을 서비스 회사에 지불하는 컴퓨팅 사용방식

(2) 도입 효과

▷ 언제 어디서나 어떤 기기로도 업무수행 가능(anytime, anywhere, any device)

- 사무실, 스마트워크센터, 출장지 등에서 PC, 노트북 뿐 아니라 스마트폰, 태블릿 PC 등 모바일 단말기로도 동일하게 업무수행 가능

▷ PC 유지관리 부담 감소(S/W 설치․고장․업데이트 등) 및 풍부한 응용 서비스의 편리한 이용 기대

▷ 서버의 통합관리로 좀비PC 예방, 정보유출 방지 등 정보보호 강화

- 모든 자료가 중앙의 서버에 위치하며 사용자 단말로는 전송되지 않아 원격근무시 외부 정보유출을 원천적으로 차단

- 보안패치 설치 및 바이러스 검사 등을 관리자가 일괄처리 가능

▷ 개인 PC내 정보저장․유출에 대한 기밀 유지, 신규 IT인프라 구축 시간/비용 부담 경감을 기대

3. 스마트워크센터 이용절차

1) 유연근무 신청

○ 스마트워크센터 근무 희망자는 「유연근무제 운영지침」에 따라 「재택․원격 근무 신청서」를 작성하여 부서장의 사전 승인을 받아야 함

- 재택․원격근무가 불가능한 업무, 근무 유형 등 세부사항은 「유연근무제 운영지침」 참조

※ e-사람으로 신청 : '복무' → '근무상황' → '유연근무 유형신청'

2) 스마트워크센터 이용 신청

○ 스마트워크 홈페이지 예약시스템을 통해 원격 근무지 및 좌석을 사전에 예약하여야 함

▷ 좌석종류 : 장애인용 1석, 일반인용 19석(개방형 15석, 독립형 4석)

※도봉, 분당 센터 기준임. ‘11년 8개 센터 추가 구축·개소 예정

▷ 자동취소 : 근무 예정일 10시까지 미출근할 경우 자동 취소

※ 출근시간이 10시 이후로 지연될 경우 안내데스크(☎ 1577-9172)에 사전 연락

 스마트워크 인터넷 홈페이지  : http://www.smartwork.go.kr

 스마트워크 업무망 홈페이지  : http://admin.smartwork.go.kr

 모바일 전용 홈페이지        : http://m.smartwork.go.kr

○ 사전 좌석 예약 없이 출근한 경우, 안내데스크의 잔여 좌석 확인 및 별도 이용 신청서 작성 후 사용 가능

3) 스마트워크센터 출근

○ 안내데스크에 공무원증(신분증)을 제시하고 개인 사물함 열쇠 수령

▷ 안내데스크의 신분 확인 이전에는 공무원용 사무실 출입 불가

○ 사무실 출입은 반드시 손혈관 인식시스템을 통과하여야 함

▷ 최초 근무자는 센터관리자의 도움을 받아 손혈관을 등록

4) 업무 수행

○ 근무자는 업무용 PC에서 기관별 원격 업무처리시스템에 접속하여 업무 수행

▷ 행정전자서명 인증서(GPKI)를 지참하여야 함

▷ 주요 기능

- 문서 작성 : 한글, 엑셀 등 업무용 프로그램 사용

※ 개인용 PC에는 한글 등 문서 작성 프로그램이 설치되어 있지 않음

- 원격 접속 : 전자결재, D-Brain 등 업무처리시스템 원격 접속

- 자료 저장 : 업무 수행에 필요한 각종 개인 자료의 보관

▷ 신청 방법

- 원격 업무처리시스템 접속 방법 : 스마트워크센터 내부 홈페이지에 로그인 후 ‘원격 업무처리시스템’ 클릭 

※ 원격 업무처리시스템 홈페이지(http://admin.smartwork.go.kr)

                  ▷ 개인 자료는 반드시 원격 업무처리시스템의 개인 자료함에 저장

- 사용자 PC에 저장된 파일은 재부팅시 자동 삭제됨

- 원격 업무처리시스템에 저장된 자료는 본인만 확인이 가능하며, 본청에서도 자료 확인․추가․삭제가 가능

- 개인 자료함은 초기 1GB 할당한 후 최대 5GB까지 확장 가능 

※ 스마트워크센터 근무 전 업무처리에 필요한 자료를 본청 사무실에서 원격 업무처리시스템에 저장

▷ 원격 업무처리시스템에서 설치된 업무용 프로그램 외에 추가 필요한 프로그램은 안내데스크에 요청

- 업무용 프로그램 설치는 기관에서 라이센스를 기 보유한 것에 한하며, 부처 정보화부서와 협의하여 설치․제공

▷ 원격 업무처리시스템에서 업무에 필요한 홈페이지를 추가로 요청하실때는 안내데스크에 신청서를 작성하여 요청

- 행정안전부와 부처 정보화부서와 협의하여 설치․제공

※ 협의기간이 필요하므로 신청 당일 사용은 불가

5) 회의실 등 부대시설 사용

○ 회의실은 안내데스크에 사전 신청서 접수 후 사용 가능

▷ 영상회의시스템 사용을 위해서는 대상기관(직원) PC에 스마트워크센터 영상회의 Agent를 설치하여야 함

※영상회의 Agent : 스마트워크센터 홈페이지의 ‘고객센터’ → ‘이용안내’

○ 휴게실은 음료수대, 냉장고, 소파, 간이 탁자 등이 비치되어 있으며 자유롭게 사용 가능

○ 장기 보관이 필요한 물품은 안내데스크에 보관 요청

▷ 개인 사무실내 사물함에는 개인 물품의 장기 보관 금지

○ 구내식당, 주차장 등 건물 내 부대시설 사용 가능

6) 스마트워크센터 퇴근

○ 퇴근 시 반드시 안내데스크에서 퇴근사실을 통보하고 보안 USB, 개인 사물함 열쇠 등 스마트워크센터 물품을 반납

※ 안내데스크는 개인 사물함 반납시간을 기준으로 퇴근 시간을 관리

7) 기타 준수 및 안내사항

○ 스마트워크센터에서 운영 시간은 평일 오전 9시에서 오후 6시까지임

○ 근무자는 공무원증 및 행정전자서명 인증서를 필히 지참

▷ 행정전자서명 인증서 미지참시 원격 업무처리시스템 사용 불가

○ 노트북 등 사무기기 반입은 가능하나, 네트워크 접속은 불가

○ 공무원 업무공간은 스마트워크센터 근무 공무원 외 출입 금지

○ 근무자는 정보통신보안지침 등 보안 사항을 준수

○ 복무, 근무 등에 관련사항은 유연근무제 운영지침을 따름

○ 기타 시설물 안전에 주의