학습(공부)하는 블로그

1. 보고서 개요

   ○ 테이블, 쿼리, SQL를 원본으로 하여 데이터의 조회, 출력 등을 편리하게 해주는 개체

   ○ 보고서 도구 및 마법사를 이용하여 쉽게 보고서 생성 가능

   ○ 레코드 원본에서 쿼리 작성기를 이용하여 여러 개의 테이블을 원본으로 사용 가능

   ○ 폼과 동일하게 컨트롤을 표현할 수 있으나 데이터 입력, 편집은 불가능

2. 보기 상태

   ○ 인쇄 미리 보기: 인쇄전 보는 화면, 페이지구분 됨

   ○ 레이아웃 보기: 컨트롤의 레이아웃(배치)만 보는 화면, 컨트롤 조작은 가능

   ○ 디자인 보기: 내용 및 속성 등을 변경하기 위한 화면

   ○ 보고서 보기: 보고서 내용 확인, 페이지 구분 안 됨

3. 컨트롤 속성

   ○ 폼 및 보고서에서 레코드 원본의 테이블 및 쿼리의 필드를 추가하면 텍스트 상자로 바운드 됨

   ○ 수식(계산) 컨트롤로 사용하려면 '='으로 시작

   ○ 누적합계 - 누계 표시 가능 (순번표현시 '=1'로 입력)

   ○ 중복 내용 숨기기: 이전 레코드와 같으면 숨기기

4. 그룹화와 정렬

   ○ 그룹화 기준이 되는 필드는 자동으로 정렬되어 표시됨

   ○ 그룹 머리글 또는 그룹 바닥글 중 하나 이상 선택 가능

      - 그룹 머리글은 첫번째 레코드 위에 표시되고

      - 그룹 바닥글은 마지막 레코드 아래에 표시됨

   ○ 필드나 식을 기준으로 10개까지 그룹화 가능

      - 날짜시간: 연, 분기, 월, 주, 일, 시, 분 별로 그룹 가능

      - 문자: 첫 문자, 처음 두 문자, 사용자 지정으로 그룹 가능

      - 숫자: 일정한 간격으로 그룹 가능

5. 구역과 수식 활용

   ○ 폼, 보고서 구역 출력

   ○ 액세스 함수

      - AVG(인수) = AVERAGE와 같음

      - COUNT(인수) = COUNTA와 같음

      - IIF(조건, 참, 거짓) = IF와 같음(false=0, True=1)

      - 피제수 MOD 제수 = MOD(피제수, 제수)와 같음

      - FORMAT(인수, 표시형식) = TEXT와 같음

      - D함수(필드, 테이블, 조건) = D함수와 같으나 필도와 테이블 순서가 다름

   ○ 페이지 번호

      - [page] - 현재 페이지 번호

      - [pageS] - 전체 페이지 번호

   ○ 조건부 서식

      - 조건을 만족하면 지정된 서식을 적용하는 기능

      - 필드 값, 식, 다른 레코드 비교 등으로 생성 가능

      - 조건부 서식의 순서를 바꿀 수 있고, 상위 항목의 우선 순위가 높음

      - 텍스트 및 콤보 컨트롤에만 50개까지 조건부 서식 가능

      - 다른 파일 형식으로 내보내기하면 조건부 서식 유지 안됨

1. 부서별 실적 집계 매크로

  1) 매크로로 자동화할 작업 이해하기

  매크로를 잘 활용하기 위해서는 직접 해보지 않으면 배우기가 힘들다.

  그래서 이번에는 부분합 기능을 사용하여 부서별 상반기, 하반기, 충 매출액의 합을 자동으로 계산하는 매크로를 작성하는 것을 배워보자.

  아래과 같이 천천히 따라하면서 매크로 활용법을 익혀보자.

○ 원본 데이터 상태

○ 매크로 자동화를 완료한 상태

  2) 부분합 따라하기

가. 정의

▷ 데이터베이스의 특정 필드를 기준으로 합계, 평균, 최대, 최소, 개수등을 자동으로 계산해 주는 기능을 말한다.

나. 부분합 수행하기

① 부분합 계산 전에 부분합의 기준이 되는 필드로 먼저 정렬이 되어 있어야 함

i) 먼저 정렬하기 위해 아무 필드에서나 커서를 위치하고,

ii) [데이터] 탭 - [정렬 및 필터] 그룹 - [정렬] 아이콘을 선택한다.

iii) 정렬 기준을 부분합의 기준이 될 부서로 지정하고 확인 버튼을 클릭한다.

iv) 정렬을 마친 상태

② 이제 본격적으로 부분합을 구해보자.

i) [데이터] 탭 → [윤곽선] 그룹 → [부분합] 아이콘 클릭하여 실행

ii) 매뉴박스가 나오면 아래와 같이 체크하고 확인을 누르면 된다.

※ 각 항목에 대한 설명은 아래 표를 참고하면 된다.

③ 부분합 요약이 완료되면, 데이터 윤곽기호를 사용하여 데이터 표시 방법 변경 가능

다. 부분합 제거하기

[데이터] 탭 → [윤곽선] 그룹 → [부분합] 아이콘 클릭 한뒤 부분합 대화상자에서 [모두 제거]를 클릭

  3) 실적 집계 매크로 작성 단계 정리하기 

① [개발 도구] 탭 → [코드] 그룹 → [매크로 기록] 아이콘 클릭

② [데이터] 탭 → [윤곽선] 그룹 → [부분합] 아이콘 클릭, 

부서별로 상반기, 하반기, 총 매출액 합계를 계산하는 부분합 작업 실행 

③ [개발 도구] 탭 → [코드] 그룹 → [기록 중지] 아이콘 클릭

④ [삽입] 아이콘 → [양식 컨트롤] 범주의 [단추] 아이콘 사용하여 매크로 실행 단추 작성 

⑤  버튼위에 마우스를 올려 오른쪽 버튼을 클릭하고 버튼을 떼면 아래와 같이 편집가능한 상태로 변하는데 원하는 버튼 이름으로 바꾼다.

⑥ 버튼에 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 아래와 같이 [먀크로 지정] 항목을 선택하여 아까 작성한 매크로를 지정해 주면 된다.

2. 데이터 조회 매크로

  1) 매크로로 자동화 할 작업 이해하기

  고급 필터 기능 사용하여 조건 영역에서 조건을 지정한 뒤 [조회] 단추를 클릭하면 데이터가 검색되고, 다시 [모두표시] 단추를 클릭하면 필터를 해제하고 모든 레코드를 자동으로 표시하기

  2) 고급 필터 

가. 필터란?

○ 다량의 데이터에서 조건에 만족하는 데이터만 뽑아 보는 기능 

○ [데이터] 탭 – [필터] 그룹 – [필터]나 [고급] 아이콘 활용 

나. 고급 필터 사용 방법

① 필터 할 조건을 조건 영역에 입력

② 데이터베이스 내부 임의의 셀을 선택

③ [데이터] 탭 → [정렬 및 필터] 그룹 → [고급] 아이콘을 클릭

④ [고급 필터] 대화상자가 표시되면 원하는 필터 옵션을 지정하고, <확인> 단추 클릭

※ 각 항목에 대한 설명은 아래 표를 참고하면 된다.

⑤ 조건에 만족하는 데이터가 필터 되고, 행 머리글이 파랑색으로 표시됨

⑥ 필터 결과 제거 : [데이터] 탭 → [정렬 및 필터] 그룹 → [지우기] 아이콘

  3) 데이터 조회 매크로 작성 단계 정리하기

① [개발 도구] 탭 → [코드] 그룹 → [매크로 기록] 아이콘 클릭

② 고급 필터 기능을 사용하여 데이터 필터 작업 실행

③ [개발 도구] 탭 → [코드] 그룹 → [기록 중지] 아이콘 클릭

④ [개발 도구] 탭 → [컨트롤] 그룹 → [삽입] 아이콘, [양식 컨트롤] 범주의 [단추] 아이콘을 사용하여 매크로 실행 단추 작성

3. 매크로 관리

  1) 매크로 코드 확인하기

① [개발 도구] 탭 → [코드] 그룹 → [매크로] 아이콘 클릭

② [매크로] 대화상자에서 코드를 확인하고자 하는 매크로를 선택하고 [편집] 버튼클릭

③ Visual Basic 편집기 창이 실행되고 기록한 매크로 코드가 표시

  2) 매크로 코드 수정하기

고급필터 적용한 매크로에 필터 적용한 뒤에 '조회가 완료되었습니다.' 라는 메시지 박스 추가

아래와 같이 End Sub 바로 윗 줄에 빈줄을 추가하여

MsgBox "조회가 완료되었습니다." 라는 구문을 입력한다.

아래 고급필터 매크로인 조회 버튼을 클릭하면 고급필터가 적용되고 아래와 같이 메시지 박스가 추가된 것을 확인할 수 있다.

  3) 매크로 삭제하기

① [매크로] 아이콘 사용하여 삭제

i) [개발 도구] 탭 → [코드] 그룹 → [매크로] 아이콘 클릭

ii) [매크로] 대화상자가 나타나면 삭제하고자 하는 매크로를 선택하고 [삭제] 버튼 클릭

② Visual Basic 편집기 창에서 코드 삭제

i)[개발 도구] 탭 → [코드] 그룹 → [Visual Basic] 아이콘 클릭 

ii) Visual Basic 편집기 창에서 작성되어 있는 매크로 코드(Sub Procedure)를 선택한 후 [Delete]키 누름