1. 회의자료 보고서
1) 회의자료보고서 정의 및 특징
▷ 회의 참가자들이 안건에 대해 정해진 시간 내에 보고받거나 논의를 통해 결론 또는 의견을 정리할 수 있도록 작성된 보고서
▷ 회의자료보고서는 회의의 목적에 따라 매우 다양한 것이 특징
- 정보공요, 안건에 대한 오류수정 및 의견수렴, 의사결정 등 회의의 목적에 따라 매우 다양
2) 회의자료보고서 작성시 유의사항
▷ 일반적으로 보고서 수요자가 많고 수요자의 배경이 다양
▷ 보고 및 토론 시간이 제한되어 있으며 제한된 시간 내에 정보를 공유하거나 쟁점에 대해 결론을 도출해야 함
▷ 작성시 유의사항
- 참석자들이 회의개최 취지를 알 수 있도록 회의를 통해 얻고자 하는 효과를 분명히 직시
- 자료는 산만해지지 않도록 본문과 참고자료로 적절히 구분해서 작성(필요 시 관련 사이트 등도 제시)
- 다양한 배경을 가진 참석자들이 이해할 수 있도록 평이한 용어를 사용하고 새로운 용어 등이 나올 경우 설명을 제공
※ 자료는 사전에 제공하여 충분히 숙지하고 회의에 참석하도록 할 필요가 있음
- 회의 참석자에게 배포하는 안건중심으 ㅣ회의자료와는 별도로 회의주재자에게 회의진행에 필요한 참고자료를 제공하는 것이 바람직
※ 회의주재자에게 제공하는 참고자료에는 회의 개요 및 안건, 유의사항 등 효과적인 회의진행을 위해 필요한 사항이 담겨 있어야 함
3) 회의자료 작성방법
▷ 정보공유회의
▷ 의견수렴회의
▷ 의사결정회의
2. 회의결과 보고서
1) 개요
(1) 회의결과 보고서의 정의
▷ 회의가 종료되고 난 후 회의의 일반개요(회의일시 및 장소, 안건, 참석자 등), 회의에서 논의된 사항 및 발언내용 등을 일목요연하게 정리한 것을 말함
▷ 회의결과보고서는 회의결과의 보고는 물론 역사적 사실로서의 정책결정과정 등을 기록으로 남긴다는 측면에서 매우 중요한 의미가 있음
▷ 어떤 내용을 어떠한 양식으로 작성하여 보고할 것인가 하는 문제는 매우 중요함
(2) 그동안 회의결과 정리의 문제점
▷ 회의결과가 제대로 기록, 보고되지 않고 있는 사유
①작성주체 불분명 ②필요성에 대한 인식 부족 ③보안 문제 ④업무 부담 ⑤근거규정 미흡
(3) 회의결과 정리의 개선방향
▷ 중요한 회의결과는 반드시 정리·보고하도록 하되, 회의결과 작성에 대한 부담을 줄일 수 있도록 융통성 발휘
- 회의의 성격과 중요도에 따라 회의결과를 상세히 또는 간략히 작성
- 기관장이 참석한 회의는 반드시 보고하고, 대통령(또는 기관장)이 참석하지 않은 회의도 중요한 사항은 보고
- 이 외 중요 회의는 보고 가치가 있는 중요한 사항 중심으로 주제별 보고
▷ 회의결과보고서는 "회의결과 요약", "회의발언요지", "회의녹취록"등으로 정형화
- 현재 직면해 있는 문제가 무엇이며, 바람직한 미래 상태와 어떻게 다른지에 대한 정확한 정보
· 회의결과 요약 : 논의사항의 요지와 결정사항을 요약한 것
· 회의발언요지 : 참가자별 발언내용을 요약한 것
· 회의녹취록 : 참가자의 발언내용을 모두 녹취한 것(필수는 아님)
▷ 현재 대부분의 주요한 회의는 기관마다 어느 정도 양식이 표준화되어 있음
- 그러나, 이는 회의의 특성이나 보고를 받는 자의 성향 등을 반영하며 표준화된 것이므로 타 기관에서 이를 채택시 그 기관의 특성이나 회의의 성격을 감안하여 다양화 해야 함
※ 이 외에도 다양한 참석자들이 중요한 이해관계를 조정하거나 의사결정을 하는 회의의 경우 그 기록을 정리, 보전할 필요가 있음
2) 회의결과 보고서 작성 방법
(1) 회의결과 보고서 작성대상
▷ 대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의
▷ 주요 정책의 심의 또는 조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자들 구성원으로 하여 운영하는 회의
▷ 정당간의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
▷ 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
▷ 지방자치단체장·교육감 및 "지방교육자치에 관한 법률" 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
▷ 제17조 제1항 각호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견 조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의
▷ 그 밖에 회의록 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의
(2) 회의결과 보고서에 담아야 할 내용
▷ "공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행령"에서 규정하고 있는 사항 : 회의명, 회의 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자, 회의진행 순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용
▷ 회의결과 보고서에 포함될 사항
- 회의의 개요 : 회의 목적(필요 시), 회의일시 및 장소, 안건, 참석자를 기록(배석자는 필요 시)
- 회의 결과 : 회의결과 요약, 회의발언 요지, 녹취록(필수는 아님)
※ 회의결과 보고서는 '회의결과 요약'을 본문으로 하고 간략한 발언요지는 본문에 기록하여 보고하되, 상세한 발언요지를 첨부문서로 붙여줄 수 있음
(3) 작성방법 및 유의사항
▷ 정체를 모두 기록하기 보다는 주요한 쟁점사항 위주로 유사한 내용을 모아서 논리 정연하게 정리
- 필요한 용도 등을 감안하여 주제별로, 사람별로 회의결과 정리 가능
- 발언자는 문장의 앞에(또는 뒤에) 괄호 속에 표시
▷ 작성자의 주관이 들어가지 않도록 제3자적인 입장에서 객관적, 공정하게 정리할 필요
- 회의에 참석하지 않은 사람이 볼 때, 또는 시간이 흐른 후 기록으로서 확인하는 경우 작성자가 정리한 그대로 이해할 수 밖에 없음
- 사실을 왜곡하지 않도록 특별히 유의
▷ 회의참석자와 회의불참자 모두를 고려
- 회의결론뿐 아니라 회의분위기도 같이 전달
(4) 회의결과보고서 양식
(5) 기관장 불참 회의결과 보고 방법
▷ 회의결과보고서의 표지
- 개별 보고 안건과 간단하게 요약 보고할 안건 구분
= 요약 보고 안건은 표지에 회의결과만 간략하게 정리
▷ 회의결과보고서의 본문 및 논의 결과 보고
- 안건 보고 내용 : 회의에 제출된 보고서를 그대로 표지 뒤에 첨부
▷ 회의 결과 정리
- 회의 결과는 안건 보고서 뒤에 발언 요지와 발언자를 요약 정리하고, 마지막에 해당 안건의 향후 처리계획(또는 추진계획)을 정리하여 보고
<과정 요약>
|