학습(공부)하는 블로그

1. 생산성 피라미드의 이해

  가. 인생의 피라미드

○ 1단계 : 발견

▷ 개인적으로나 직업적으로 앞으로 나가기 위한 방향을 발견하는 일이 무엇보다도 중요

▷ '발견’은 나침반에 비유할 수 있음

○ 2단계 : 장기계획과 중간계획

▷ 계획은 지도와 비교할 수 있음

▷ 지도가 없다면 다람쥐 쳇바퀴 도는 원 안에서 벗어나는 길을 찾을 수 없음

▷ 시간계획은 필수적

○  3단계 : 실행

▷ 갖추어야 할 가장 좋은 실행 도구는 인생관리 시스템

  나. 생산성 피라미드

2. 가치에 기초한 시간관리

  가. 우선순위

○ 우선순위를 정하는 것은 상대적 중요성과 긴급도를 정하는 것

○ 우선 순위가 정해진 일일 업무 리스트를 만드는 3단계

▷ 1단계 : 오늘 하고 싶은 일을 모조리 적어라.

- 긴급한 일이 아니더라도 꼭 포함시켜야 함

▷ 2단계 : 각각의 항목에 가치를 부여한다.

- ABC 가치판단 시스템 활용(가장 중요한 것 A, 그 다음 B, 상대적으로 사소한 일 C)

▷ 3단계 : 숫자를 사용해서 다시 가치를 판단한다.

  나. 레이저 사고  

○ 레이저 사고 : 시간과 에너지를 가치관과 목표라는 렌즈를 통해서 일상 활동에 집중시키는 과정

○ 우선 순위를 정한다는 것은 사건의 상대적 중요성과 우선 도를 정하는 것을 의미

  다. 시간관리 매트릭스

  라. 2사분면의 활동을 늘리는 방법

① 2사분 면에 머물지 못하게 만드는 활동을 확인하고 제거하라.

② 당신에게 일감을 가져오는 사람에게 당신 업무의 우선 순위를 재조정할 수 있도록 도움을 요청하라.

③ 2사분 면의 시간에 대한 계획을 세우고, 그 시간에 몰입하는 것을 소중히 여겨라.

④ 프랭클린 플래너를 사용하라.

⑤ 다가오는 주, 그리고 해를 시각화하라.

⑥ “아니요” 라고 말하는 것을 배우라. 단 적절한 시점에 그렇게 하라.

⑦ 10분간의 2사분 면 휴식을 취하라.

⑧ 당신의 모든 회의 시간을 25퍼센트 줄인다.

3. 지배가치의 발견

  가. 지배가치란?

○ 우리가 인생에서 가장 중요하고, 가장 우선 순위가 높다고 믿는 것

○ 우리의 삶에 평화를 가져올 수 있는 유일한 방법은 우리의 행동을 지배가치와 일치시키는 것

  나. 지배가치의 4가지 자연법칙

① 우리가 의식적으로 인식하든 안 하든, 우리는 우리의 행동에 지대한 영향을 미치는 내면의 가치를 지니고 있다.

- 우리 모두는 내면 깊은 곳에 기본적인 가치와 사상을 간직하고 있음

- 이는 우리의 삶의 자세에도 영향을 미침

② 우리의 행동은 자연적으로 우리의 내면 깊은 곳에 있는 지배가치와 일치하는 경향이 있다.

- 어렸을 때 자신과 세계에 대한 내부의 감정에 기초하여 반응하고 행동하는 경향이 있음

- 어른이 되고 "해야 할 일"과 "해야 할 역할"이 늘어나면서 내면에 있는 가치들을 덮어버림

- 점차 자신감을 잃고 성공한 사람들의 가치에 의존하게 됨

③ 우리의 지배가치를 찾고 그것을 분명하게 함으로써 우리는 개인의 효과성을 증대시켜 주는 힘을 얻을 수 있다.

- 소중한 것을 찾게 되면 실질적인 힘과 초점이 생김

- 힘과 초점 : 인생의 불확실성과 가치관의 혼돈을 극복하고 중요한 목표를 달성하게 됨

④ 우리의 행동이 우리의 지배가치와 일치할 때 우리는 마음의 평화를 경험한다.

※ 우간다의 스톤이 보여준 원칙 중심의 리더십 

  다. 5단계 지배가치 발견방법

○ 1단계 : 자신의 지배가치를 찾아라.

▷ 자신의 지배가치를 찾기 위해 질문하고 답하라.

▷ 무엇이 나에게 고통을 가져다 주는가?

▷ 가치는 우리의 행동의 이유를 말한다.

○ 2단계 : 당신의 가치 리스트를 정리하기 위해 왜?를 사용해라.

▷ 자신의 가치여야 하는 이유를 나 스스로 이해하면, 가치에 대한 확신을 갖게 된다.

○ 3단계 : 내면의 근본 가치에 도달하기

▷ 지배가치 리스트를 통해 핵심 지배가치를 발견할 수 있다.

▷ 지배가치 리스트 예시 : 한 달에 책 3권 읽기, 아침 반드시 챙겨 먹기, 30분씩 조깅하기 등

○ 4단계 : 가치를 분명하게 설명하는 문장을 만들어라.

▷ 형식 : 문장, 리스트, 요약, 간결한 형식

▷ 가치지도 만들기 : 자신이 원하는 삶의 모습을 마음 속에 간직하게 해주는 도구

○ 5단계 : 가치들간에 우선 순위를 정하라.

▷ 우선 순위를 정할 땐 스스로에게 질문을 던져 답을 구하라.

▷ 가장 중요한, 가장 소중한 지배가치 발견

○ 6단계 : 지배가치는 변화할 수 있다. 

  라. 지배가치균형도

① 가치 균형도에 가치 적기: 가치 균형도에 가치를 적는다.

② 가치별 가치 수행지표 작성하기: 가치를 수행할 목표, 행동을 적는다.

③ 가치 균형도 체크하기: 가치균형도에 점수를 체크하여 현재 자신의 가치 균형도를 확인한다.

4. 인간의 욕구와 능력의 개발

  가. 인간의 네 가지 욕구

○ 신체적 욕구: 의식주와 경제적 풍요 건강 같은 살고자 하는 욕구

○ 사회적 욕구: 사랑하고자 하는 욕구는 다른 사람들과 인간 관계를 맺고 소속감을 가지며,

사랑하고 사랑 받으려고 하는 욕구

○ 정신적 욕구: 배우고자 하는 욕구는 발전하고 성장하려고 하는 욕구

○ 영적 욕구: 유산을 남기고자 하는 욕구는 의미, 목적, 개인적 적합성을 가지고 공헌하려고 하는 욕구

  나. 내면의 열정

○ 인간의 네 가지 욕구는 하나라도 충족되지 않으면 삶의 질은 낮아진다. 반면에 우리는 이 네 가지 욕구가 겹치는 곳에서 진정한 내적 균형과 깊은 충족감, 기쁨을 발견하게 된다.

  다. 정북향 원칙

○ 원칙 : 인간 차원에서의 ‘정북향’을 탐사하고, 그 ‘정북향’에 삶을 일치시킬 수 있도록 하는 내적 나침반을 만들어야 한다.

○ 원칙이 아닌 것들 : 가치, 관행, 종교

○ 원칙에 적용되는 법칙 : 농장의 법칙 - 뿌린 대로 걷는다.

  라. 인간의 네 가지 천부능력

○ 자아의식 : 우리 자신으로부터 떨어져 서서 우리의 사고, 동기, 역사, 각본, 행동, 습관, 경향을 검토할 수 있는 능력

○ 양심 : 오랜 세월에 걸친 지혜와 마음의 지혜를 연결시킬 수 있게 해 준다.          

○ 독립 의지 : 우리가 행동할 수 있는 역량

○ 상상력 : 미래의 상태를 마음 속에 그려 보고 뭔가를 창조해 볼 뿐 아니라 시너지를 통해 문제를 해결할 수 있게 해 주는 역량

  마. 천부능력을 개발하는 법

○ 꾸준히 일기를 씀으로써 자아 의식을 키우라.

▷ 자아의식 증대, 천부능력 개발, 기억력 증대 등

○ 배우고, 듣고, 반응함으로써 양심을 일깨우라.

▷ 지혜, 경험, 관찰, 내면의 소리, 반응

○ 약속을 하고 지킴으로써 독립의지를 키우라.

▷ 나 자신에 대한 믿음, 자신을 제어할 수 있는 능력

○ 시각화를 통해 상상력을 개발하라.

5. 비전을 통한 사명서 작성하기

  가. 비전이란

○ 비전은 눈 앞의 현실 너머를 볼 수 있는 능력이며,

○ 존재하지 않는 것을 창조하고 발명하는 능력이며,

○ 우리가 아직 되지 못한 존재가 되는 능력이다.

○ 비전은 기억보다는 상상력에 따라 살아가는 힘을 제공한다

  나. 비전의 힘

○ 우리가 할 수 잇는 독특한 공헌, 우리가 남길 수 있는 유산에 대한 깨달음에 의해 추진됨

○ 목적을 분명히 해 주고, 방향을 설정하고, 주어진 자원의 한계를 넘어서 사명을 완수 할 수 있게 함

  다. 사명서란?

○ 비전이 주는 열정을 개발하기 위한 가장 강력한 프로세스는 능력을 부여하는 사명서를 만들고 그것을 가지 삶에 포함

  라. 자발성을 부여해 주는 사명서의 특징

○ 기본적 삶의 법칙들에 대한 표현이 어김없이 나온다는 것

○ 당신 내면의 가장 깊은 최선을 것을 표현함

○ 사명서는 성품과 역량, 즉 당신이 인생에서 되고 싶은 것과 하고 싶은 것을 모두 다룸

○ 당신 인생의 중요한 역할들을 모두 다룸 

6. 사명서 작성하기

  가. 자기 사명서

○ 승승 패러다임의 이해

▷ 나도 이기고, 너도 이긴다. 勝勝

▷ 이기는 사람이 있으면 지는 사람도 있다. 勝敗

▷ 함께 일하고, 서로에게 배우고, 서로가 성장하는 것을 배움으로써 모두에게 이익

○ 나의 인생에서 원하는 것들을 마음속에 그려보는 정신적 창조, 즉 첫 번째 창조를 합니다.

  나. 3단계 승승 프로세스

① 상호이익을 모색하라

② 경청한 다음에 이해시켜라

③ 시너지를 활용하라

  다. 공유된 비전이 주는 열정

○ 공유된 비전은 사람들을 통일시켜 주고, 사람들에게 목적에 대한 의식을 심어 줌으로써, 도전의 시기에 커다란 힘을 제공한다

○ 공유된 비전의 효과

▷ 구성원들의 남다른 열정을 창조

▷ 시너지적인 임파워먼트

▷ 판단을 내리는 규약 및 기준

▷ 구성원들을 단합시킴

▷ 목적의식, 도전정신 고취

  라. 가족 사명서의 의미

○ 가정의 헌법과 표준이 됨

○ 가족 구성원의 가치판단과 의사 결정의 기준이 됨

○ 가족 구성원 모두를 가깝게 하고, 단결시킴

○ 가족의 나아갈 방향 제시

※ 가족사명서 만드는 방법

▷ 상호 이익을 모색 ⇒ 경청한 다음 이해시킴 ⇒ 시너지 활용

7. 가치 균형과 역할

  가. 균형이란, 정북향의 원칙으로, 역동적인 평형상태이다.

○ 전체 속에서 모든 부분들이 시너지로 작용하여 모든 것이 공존하는 상태

  나. 역할은 우리가 인생에서 가지고 있는 관계와 책임이다.

○ 지구의 조직의 일원

○ 60억이 넘는 인류의 일원

○ 가족의 구성원

○ 사회의 구성원

  다. 역할 간 균형을 통해, 2가지 장점을 가짐

○ 첫째, 문제해결에 필요한 시간과 에너지를 덜어준다.

○ 둘째, 자신의 역할을 바라볼 수 있는 능력을 부여한다.

  라. 안에서의 균형의 의미

○ 균형이란 고도의 상호 관련을 가진 전체 속에서 모든 부분들이 시너지적으로 작용하는 것이다. 균형은 이것이냐 저것이냐’ 식의 선택이 아니다. 균형은 두 가지가 모두 공존하는 상태

  마. 균형이 항상 유지될 수는 없다.

○ 자신의 삶의 목표를 향해가기 위해 역할의 비중을 삶에서 조금씩 조정하여 불균형을 통한 균형을 유지해야 함

  바. 역할간 균형을 유지하기 위한 3가지 패러다임

○ 자연스러운’ 역할들은 사명에서 나옴

○ 각 역할은 청지기 신분

○ 각 역할은 네 차원 모두를 포함

  사. 역할간 균형을 이루기 위한 방법

○ 역할들을 기준으로 한 정보관리

○ 역할을 둘러싼 기대의 분석

○ 균형은 불균형을 유도

8. 효과적 시간관리

  가. 시간의정의

○ 시간 : 과거로부터 현재를 거쳐 미래로 이어지며 일어나는 사건들의 연속체

  나. 사건 컨트롤

○ 오른쪽 끝은 사건들을 완전하게 컨트롤하고 있는 상태이고, 왼쪽 끝은 전혀 컨트롤하지 못하고 있는 상태이다. 그리고 그 사이는 부분적으로 컨트롤 하는 상태이다.

○ 컨트롤 할 수 없는 사건 : 아침에 해가 떠 오르는 것, 갑작스런 질병, 태풍,  장의 윗사람, 주식시장 등

○ 컨트롤 할 수 있는 것 : 자기 자신

  다. 시간에 대한 착각

○ 우리가 지금 보다는 언젠가 미래의 어느 때에 더 많은 시간을 가지게 될 것’ 이라는 생각

○ 어쨌거나 시간을 저축할 수 있을 것이라는 생각

  라. 외부 요인에 의한 시간 도둑

○ 우선순위 변경

○ 엉성한 계획

○ 대답 기다리기

○ 불분명한 직무

○ 불필요한 회의

  마. 내부 요인에 의한 시간도둑

○ 위임실패

○ 무기력한 태도

○ 우유부단함

○ 어지러운 작업 공간

9. 효과적인 플래너 활용법

  가. 세 세대간 시간관리의 특징

○ 1세대 : 순서에 따라 하는 시간관리 세대, 비망록에 기초를 둠

○ 2세대 : 계획과 준비를 하는 시간관리 세대, 캘린더와 약속수첩을 사용

○ 3세대 : 계획하고 우선 순위를 정하고, 컨트롤 하는 시간관리 세대, 시간관리 수첩이나 오거나이즈 사용

  나. 3세대 시간관리의 특징들

○ 컨트롤의 패러다임 : 계획하고 일정을 잡고, 관리하고, 한번에 한걸음씩, 어떤 것도 빈틈 없게

○ 효율 : 보다 짧은 시간에 보다 많은 일을 하는 것

○ 가치 : 우리의 선택과 행동을 좌우!

○ 독립적 성취 : 성취하는 것, 이룩하는 것, 방해 받지 않는 것

○ 크로노스 : 직선적이고 연속적인 것으로 간주

○ 역량 : 많은 문헌이나, 지혜서에서 강조하는 성품을 고려하지 못함!

○ 관리 : 특정 패러다임 실행, 시스템 내부에서 실행 등

  다. 4세대 시간관리의 필요성

○ 1·2·3 세대 보다도 한 단계가 더 높은 제 4세대가  필요

○ 정도의 차이가 아니라 종류가 전혀 다른 패러다임과 접근 방법 요구

▷ 시계보다 나침반을 우선시

▷ 살며,사랑하며, 배우고, 남김

▷ 일을 올바로 하기

  라. 시간관리 도구 플래너

○ 프랭클린 플래너는 처음부터 단순한 다이어리가 아닌 효과성을 높이기 위한 교육도구로 정밀하게 설계되었다.

○ 프랭클린 플래너는 가장 효과적인 일정 관리 시스템을 갖고 있다.

○ 프랭클린 플래너는 가장 빠르게 중요한 정보를 검색할 수 있다.

○ 효과적인 플래너 활용법

▷ 일정표는 한 개만 사용

▷ 플래너를 항상 소지할 것

▷ 메모나 종이 쪽지들 없앨 것

▷ 좋은 참고체계 갖추기 : 미팅 후 만난 사람에 대한 정보 기록

▷ 주요 업무리스트를 활용 : 이 달에 처리해야 할 사소한 일 기록

▷ 월간 색인 이용하기 : 분류되지 않는 기타 내용 기록

10. 주간계획 수립하기

  가. 주간계획 수립의 유용성

○ 균형잡힌 재충전, 전체-부분- 전체, 상황에 맞는 내용물

  나. 주간 단위 재충전

○ 제2상한 시간 관리를 통해 우리는 주간 단위 재충전을 균형 잡힌 생활 방식의 일부로 삼을 수 있음

  다. 자기 리더십

○ 쇄신이나 재충전에 대한 욕구를 인정하는 지혜를 개발하는 것이고, 매주 진정으로 재창조적인 본성을 지닌 활동을 확실하게 제공하는 것임

  라. 전체-부분-전체의 조망

○ 전체-부분-전체 전망을 통해 시너지 창출 가능

○ 역할과 활동 목표들 사이의 인위적 장벽을 제거 가능

  마. 주간 시간 관리

○ 우리의 삶에서 무엇이 중요한 것이냐 하는 상황 속에 우리가 살면서 하는 활동들이라는 내용물을 집어 넣음

○ 우리가 삶의 목적 및 패턴과 접촉할 수 있게 해주는 큰 그림을 쇄신하는 것

○ 우리 삶에서 다음 7일 동안 무엇이 소중한 것이며, 어떻게 그 소중한 것들을 먼저 할지를 둘러싼 우리의 최선 추구 사고 방식을 나타내는 강력한 틀

  바. 주간계획 수립의 6단계

① 비전, 사명과 연계

② 역할을 점검

③ 각 역할에서 2사분면 활동 목표들을 선정

④ 주간 계획 수립의 기준 틀을 세우자

⑤ 선택의 순간에 성실하라.

⑥ 평가하라

11. 일일계획 수립하기

  가. 업무와 예약

○ 업무(Task) : 해야 할 일, 시간에 탄력적인 사건

○ 예약 (Appointment) : 누군가와의 약속, 시간에 고정적인 사건

  나. 플래너에서 정보를 수집할 수 있는 두 곳

① 오늘의 기록사항

② 플래너 후반에 있는 탭(당신의 플래너에서 확인해보라)

  다. 검색을 위한 3가지 질문

① 무엇을 필요로 하는가?

② 언제 필요한 것인가?

③ 어디서 찾을 수 있는가?

  라. 일관성

○ 계획을 세울 때 항상 일관성을 유지하라.

○ 일관성이 있으면 계획세우기/혼자만의 시간이 쉽게 습관화될 것이며, 더 좋은 성과를 얻게 될 것이다

12. 성공적인 프로젝트를 위한 준비

 가. 프로젝트의 개념

○ 목표를 향한 일련의 비일상적 업무

○ 특정한 목표를 지향하는 비정규적 업무들의 복합적인 묶음

  나. 프로젝트와 프로세스의 차이점

○ 프로세스 : 계속 진행되면서 수입을 창출하거나 유지하기 위한 것

○ 프로젝트 : 구체적인 목표를 달성하기 위해 일시적으로 자원을 소비하는 것

  다. 창조성은 프로젝트 관리의 핵심요소이다.

  라. 프로젝트 관리는 마음의 평화에 대한 것이다

  마. 프로젝트의 성공요인은 기대를 충족시키는 것이다.

  바. 간단한 프로젝트 성공모델 : 비계실종

     ○ 비전갖기 – 계획하기 – 실행하기 – 종료하기

13. 창의적으로 프로젝트 관리하기

  가. 창의적 프로젝트 관리

○ 프로젝트는 우리에게 창의적일 수 있는 기회 제공

○ 자신이 추구하는 가치에 기초한 아이디어를 외부에 표현할 기회를 제공

  나. 두뇌 활용법

○ 프로젝트 관리자는 편집기와 생성기를 효과적으로 사용하는 법을 알아야 함

○ 좋은 도구를 가져야 함

  다. 두뇌구성

○ 좌뇌와 우뇌

○ 창의력을 증진시키기 위해 가장 먼저 할 일은 아이디어 생성단계를 편집 프로세스로 부분 분리시키는 것이다.

  라. 창의성을 높이는 두뇌활용법

○ 먼저 생성하라.

▷ 생성기가 작동할 수 있는 사고의 공간을 만든다.

▷ 아이디어를 자극할 시간을 가진다.

▷ 떠오르는 것들을 있는 그대로 적는다.

▷ 충분한 아이디어가 나올 때까지 판단과 평가는 보류한다.

○ 편집하라.

▷ 아이디어를 기술적, 조직적, 논리적, 분석적인 측면에서 편집한다.

○ 창의력의 유일한 원천은 바로 자기 자신. 

○ 창의력은 자신의 독특한 재능, 기술, 배경, 경험에서 나온다.

  마. 마인드맵

○ 훌륭하고 창조적인 프로젝트 관리 도구 

  바. 마인드맵의 두 가지 규칙(전제조건)

① 나쁜 아이디어는 없다.

② 잘못된 마인드맵은 없다.

  사. 8단계 마인드 맵 방법

① 가벼운 마음으로 시작하라

② 빠르게 생각하라

③ 판단하지 마라

④ 경계를 두지 마라

⑤ 종이 한가운데에서 시작하라

⑥ 자유롭게 연상하라

⑦ 중단하지 마라

⑧ 조직적 연결을 굳이 피하지 마라.

  아. 프로젝트와 가치를 연결하는 것

○ 프로젝트 완수를 위해 거쳐야 할 중요한 단계

○ 이 과정을 통해 각 프로젝트의 우선 순위를 정할 수 있음

14. 프로젝트 비전서 작성하기

  가. 프로젝트 팀의 비전을 알아보기 위한 집단 마인드맵의 주제

○ 완수된 프로젝트는 어떤 모습인가?

○ 누가, 무엇이 성공을 규정하는가?

  나. 프로젝트 비전서의 구성요소

○ 프로젝트의 정의 : 무엇을, 어디서, 언제까지

○ 기대성과 : 실적, 결과, 인도물

○ 우선 순위

○ 프로젝트 비전서의 기대성과 중 기대 성과들의 우선순위는 선정은 매우 중요

○ 핵심 이해 당사자들은 프로젝트의 결과에 이해가 걸려 있고 프로젝트의 성공 여부를 결정하는 사람들

마. SMART 비전서

○ 비전서 초안이 마련되면

▷ Specific 구체적이고, 

▷ Measurable 측정가능하고, 

▷ Achievable 달성가능하고, 

▷ Relevant 연관성이 있고, 

▷ Time-dimensioned 시한이 정해져 있는 지 확인하라.

※ 프로젝트 착수서는 프로젝트 비전 내용과 기대 성과를 적고 프로젝트가 조직의 전략 목표들을 어떻게 지원하는지 설명하는 도구

15. 프로젝트 계획하기 1

  가. 계획수립 모델(1~3단계)

○ 단계1 : 프로젝트 제약조건의 우선순위 정하기

▷ 프로젝트 계획 수립 시 가장 먼저 할 일은 제약조건들을 살펴보는 것

▷ 모든 프로젝트는 세 가지 제약조건을 가짐

- 좋은 품질, 신속한 일정, 저 예산으로 표현

○ 단계2 : 문제의 가능성을 확인

▷ 문제를 확인하기 위한 방법 : 질문 스토밍 방법

- 우리가 알고 있고, 알고 있다는 것을 알고 있는 것

- 우리가 알고 있지만 우리가 알고 있다는 것을 모르고 있는 것

- 우리가 모르고 있고, 모르고 있다는 것을 알고 있는 것

- 우리가 모르고 있지만 모르고 있다는 것을 모르고 있는 것

▷ 브레인 스토밍 활용

- 모든 문제의 가능성과 원치 않는 가능성에 대한 브레인 스토밍 방법 : 마인드맵

▷ 문제찾기 모임 활용

○ 단계3 : 프로젝트 분해하기

▷ 프로젝트의 큰 덩어리(hunk)를 확인 - 프로젝트의 각 업무영역

▷ 프로젝트의 작은 덩어리 구분 – 업무군

▷ 하루에 실제로 소화할 수 있는 조각 - 일일 업무

16. 프로젝트 계획하기 2

  가. 계획수립 모델(4~7단계)

○ 단계4 : 프로젝트 일정표에 업무를 순서대로 기입

▷ 프로젝트에서의 업무 형태

①독립적 업무- 동일한 기한 동안 다른 업무와 동시에 수행할 수 있는 업무.

②의존적 업무- 선행 업무가 끝나야 시작할 수 있는 업무.

※ 프로젝트에서 업무 순서를 정하는 가장 큰 목적은 선행 업무와 의존적 업무를 정하기 위한 것

○ 단계5 : 누가 책일질 것인지 정하기

▷ 업무지도 양식의 역할

- 계획수립과 의사소통에 효과적인 도구

- 모든 사람이 자신의 역할과 일정, 전체그림을 알 수 있다.

- 자원배치의 불균형 파악

- 인적자원의 배치를 분명하게 알 수 있다.

○ 단계6 : 각 업무를 언제 완수할지 결정

▷ 프로젝트의 완수 시기를 결정하는 3가지 요소

① 우선 순위 정하기 - 프로젝트의 어느 부분이 프로젝트의 성공에 중요한지 결정

② 기간 - 각 업무에 어느 정도의 시간이 걸릴지 예상

③ 일정 - 업무영역, 업무군, 일일 업무의 착수일과 완료예정일을 정하기

▷ 프로젝트 일정 수립방법

- 순방향 계획 수립방법 : 기간이 정해지지 않았을 때 사용

- 역방향 계획 수립방법 : 기간이 정해져 있을 때 사용

○ 단계7 : 자원과 예산 정하기 

▷ 프로젝트의 승인

- 프로젝트 실행을 앞두고 계획 수립 마지막 단계에서 실행을 해야 할지 말아야 할지 결정하기 위해 프로젝트를 검토하는 과정 필요

17. 프로젝트 실행하기

  가. 프로젝트 활성화의 3스텝

① 플래너에 프로젝트 탭을 만들기

② 프로젝트를 오늘의 우선 업무에 (시간)활성화

③ 프로젝트 약속하기

  나. 프로젝트 탭

○ 모든 프로젝트 관리기록의 보관

○ 프로젝트 실행의 출발점

○ 불필요한 중복을 피하기 위해 프로젝트 업무를 오늘의 우선 업무 리스트에 포함시키지 말것

○ 미래의 시간활성화의 장점

▷ 첫째로 업무완수표시를 함으로써 엔돌핀이 분비된다.

▷ 둘째로 프로젝트에 대해서는 당분간 신경 쓰지 않아도 된다

※ 특정 파일을 참고하려면 오늘의 우선업무나 프로젝트 양식에 괄호를 사용

  다. 프로젝트 약속하기

○ 프로젝트수행을 위해 필요한 시간을 만들어내는 한 가지 방법은 실제 약속을 하는 것이다.

○ 만일 당신이 프로젝트수행을 위해 2시간이 필요하다면 두 시간 동안 미팅 참석 약속을 기록하듯이 알맞은 시간을 찾아서 약속일정에 적어놓아라

  라. 업무 중단 상황처리하기

○ 업무중단상황의 우선 순위를 정한다

○ 사무실을 다른 사람과 잠시 바꾼다

○ 회의실에서 일한다

○ 사무실을 벗어난다

○ 집을 사무실로 만든다

○ “방해하지 말 것”이란 표시를 사용한다

  마. 상사도 하나의 프로젝트

○ 상사에 대한 프로젝트 탭을 만들어보라.

○ 거기에 상사와 관련된 모든 대화, 업무, 약속을 기록하라

  바. 프로젝트를 플래너에 기록하는 시스템의 장점

○ 프로젝트를 수행할 때마다 일일의 업무와 함께 큰 그림도 볼 수 있음

○ 한 번에 많은 프로젝트를 관리 가능

○ 시스템의 또 다른 장점은 기록성.

▷ 프로젝트에 대한 정보와 파일이 수없이 많지만, 완수된 과거의 프로젝트를 쉽게 검색 가능

18. 프로젝트 종료하기

  가. 프로젝트 평가서

○ 무엇이 잘 되었고, 다음에는 그것을 어떻게 반복할 것인지, 그리고 무엇이 잘못되었고 다음에는 그것을 어떻게 피할 것인지에 대한 귀중한 정보를 제공

  나. 프로젝트의 기록

○ 프로젝트 기록의 역할 : 프로젝트를 수정하고, 미래에 비슷한 프로젝트를 관리하고, 프로젝트를 평가하는데 도움을 줌

  다. 프로젝트의 기록 내용

○ 프로젝트의 기록 내용은 프로젝트의 성격, 환경, 요구조건에 따라 달라짐

○ 완수된 프로젝트의 모든 기록은 항상 동일한 방식으로 보관되어야 하며 자료와 정보를 완비하고 효과적인 검색시스템을 갖추고 있어야 함

  라. 프로젝트 우선 순위 매트릭스

○ 프로젝트의 우선 순위를 정하는데 도움을 주는 빠르고, 간편하고, 강력한 기법

19. 신뢰성 있는 팀 만들기 (효과적인 프로젝트 실행을 위한 커뮤니케이션)

  가. 조직에서 한 방향 정렬시키기

○ 조직의 신뢰성은 조직의 성품(도덕성)과 역량을 모두 필요로 함

○ 한 방향 정렬은 제도화된 신뢰성

○ 규율

▷ 개인과 조직 모두에 해당 되는데, 조직에서 규율은 한 방향 정렬을 의미

▷ 비전을 실현할 수 있는 조직, 시스템, 프로세스, 문화를 만들거나 비전에 맞게 한 방향으로 정렬

○ 보상 원칙

▷ 협력과 시너지에 기초하더라도, 특정 개인에 대한 보상은 상호 보완적 팀의 범위 내에서 개인의 노력에 기초해야 함

▷ 상호 의존성과 독립성을 모두 키울 수 있음

  나. 내부시스템을 통한 제도화된 도덕적 권위

○ 한 방향 정렬은 계속되는 과정. 변화하는 현실 속에서 한 방향 정렬을 하기 위해 지속적인 노력과 조정을 요구

○ 도덕적 권위는 선택할 힘과 자유를 원칙에 따라 겸손하게 사용할 때, 사람, 문화, 조직, 전체 사회에 대해 가질 수 있음

  다. 한 방향 정렬 도구 : 피드백 시스템

○ 피드백 시스템은 우리의 행로를 확인하고 원칙에 맞춰 방향을 다시 정렬할 수 잇는 기회를 줌

○ 효과성

▷ 원하는 결과의 생산(P)과 생산능력(PC)간의 균형을 의미

▷ 효과성의 핵심은, 현재 원하는 결과를 얻으면서 미래에 그 이상의 결과를 얻을 수 있게 하는 것

20. 임파워 해주기

  가. 임파워먼트(empowerment)의 이해

○ 임파워먼트는 사람들이 올바른 방향(길)을 따라 목표를 달성할 수 있도록 그들이 가지고 있는 창의성, 재능, 능력, 잠재능력을 계발하고, 발휘할 수 있는 여건을 조성하는 것.

  나. “임파워” 해주기

○ 자기통제, 자기관리, 자기정리 능력을 존중

○ 임파워먼트는 모범보이기, 한방향정렬, 방향설정의 결과로 인식되는 것은 대단히 중요

  다. 효과적인 임파워먼트를 위한 관리자의 역할

○ 효과적인 임파워먼트를 위해 관리자는 통제자에서 가능하게 해주는 사람으로 변해야 함

○ 사람들과 함께 공통사명을 완수하고, 장애 요소들을 제거하고, 든든한 조력자와 응원자가 되어야 함

  라.  임파워먼트와 성과 평가

○ 훌륭한 상사는 감독자, 평가자가 아니라 ‘옆에서 함께 달리는’ 겸손한 봉사형 리더

  마.  육체노동자를 지식 노동자로 전환하기

○ 지식 노동자와 육체 노동자를 결정하는 것은 직무의 성질이나 시대 구분이 아닌 관리자의 리더십 스타

○ 직원들이 지식 노동자들로 인식되지 않는다면, 그들은 지식 노동자가 아닌 육체 노동자가 되어버림

21. 조직통제와 자기관리

  가. 만성적 갈등

○ 조직의 전반적인 통합성과 방향성, 연속성을 유지하기 위한 방법

▷ 개인의 자율성과 자유를 확대

▷ 조직의 의사 결정을 현장 최 일선의 현실적 활동과 긴밀하게 연관시켜야 할 필요가 있

  나. 기계패러다임과 농사 패러다임

○ 기계 패러다임

▷ 조직 = 기계

▷ 어떤 부분이 파손되면 이를 수리하고, 문제점이 발견되면 그 부분을 제거한 다음 다시 스위치를 켜면 기계는 작동할 것이라 생각하는 패러다임

○ 농사 패러다임

▷ 조직 : 살아 움직이고 성장해 가는 개인들로 구성된 유기체이며 그 자체가 살아 움직이고 성장해 가는 것으로 여겨야 한다는 것

  다. 임파워먼트의 여건을 만드는데 중요한 6가지 조건

○ 조직의 통제, 승/승합의, 성품, 기술, 지원 시스템과 구조, 자기 관리

  라. 참여의 필요성 

○ 새로운 습관을 들이거나 버리는 것은 곧 큰 헌신 필요

○ 헌신은 참여로부터 나옴 ⇒ 변화 과정에서 촉매로 작용

  마. 질과 헌신

○ 효과적인 의사 결정은 질(quality)과 헌신(commitment)이라는 두 가지 차원으로 결정

  바. 참여의 중요성

○ 다른 사람들을 문제에 참여시키게 되면 이미 그 사람들 내면에 있는 자연적 추진 세력이 방출되기 시작

○ 우리가 제공하는 외적 추진세력과 그들이 지닌 내적 추진 세력 및 동기가 동시에 발생하면 우리는 문제를 시너지적으로 해결하는 팀을 만들어 낼 수 있음

1. 커뮤니케이션이란

1) 커뮤니케이션의 정의

○ 커뮤니케이션의 어원은 라틴어의 '나누다'를 의미하는 'communicare'

○ 사람들끼리 서로 생각, 느낌과 같은 정보를 주고받는 일

○ 말이나 글, 그 밖의 소리, 표정, 몸짓 등으로 이루어 짐

※ 커뮤니케이션은 ‘의사소통’이 일어나는 양방향의 대화

○ 매러비안의 법칙 :  말의 내용(단어)가 전체 커뮤니케이션에서 차지하는 비중은 불과 7%에 불과하며, 그 외의 목소리, 표정, 태도가 93%정도를 차지. 즉, 커뮤니케이션에 있어 어떤 말을 하느냐 보다 어떻게 말을 하느냐가 중요

2) 커뮤니케이션 구성 요소

○ 전달자 : 커뮤니케이션에서 이야기를 하는 사람

○ 수신자 : 커뮤니케이션에서 이야기를 듣는 사람

○ 메시지 : 전달자가 이야기 하는 내용

○ 피드백 : 수신자의 의견

○ 환경 : 커뮤니케이션에 참여하고 있는 사람들을 둘러싼 분위기, 주변의 상황 등

○ 잡음 : 커뮤니케이션의 집중을 방해하는 주변의 방해요소

3) 커뮤니케이션 오류

○ 오류의 발생 : 커뮤니케이션의 다양한 구성요소와 전달자 및 수신자의 개인적인 경험, 가치관, 역할 등에서 오는 필터로 인해 발행

○ 오류 발생의 원인

- 문제를 어떻게 받아들이느냐와 관련한 “인식과 경험의 차이”

- 수직적인 관계인과 혹은 수평적인 관계인가와 관련한 “관계성의 차이”

- 사투리, 애매한 표현, 발음 등 언어 습관의 차이

- 상황 변화에 따른 차이

- 가치 기준의 차이

- 역할, 성격, 문화, 성별, 나이 등의 차이

<경청 어록>

들으려 하지 않는 사람에게 말하기를 좋아하는 사람은 없다. 화살은 결코 돌에 꽂히지 않는다. 그것은 때로 그것을 쏜 사람에게로 도로 튀어 간다. - 제롬 -

24. 긍정적 갈등관리

1) 갈등의 정의

▷ 칡과 등나무는 올라가는 방법이 달라서 둘이 함께 자라면 뒤엉키기만 하는 것

▷ 개인이나 집단 사이에 목표나 이해관계가 달라 서로 적대시하거나 충돌함. 또는 그런 상태를 의미함.

2) 갈등 대처 방안

▷ 경쟁 (단호함 ↑, 협동 ↓)

▷ 회피 (단호함 ↓, 협동 ↓)

▷ 협력 (단호함 ↑, 협동 ↑)

▷ 타협 : 쌍방이 조금씩 양보하여 의견을 절충함으로써 부분적 만족을 얻어려고 시도함

3) 갈등이 조직에 미치는 영향

▷ 갈등이 지속적으로 발생하면

친밀감, 신뢰감 저하 → 공식적인 커뮤니케이션 → 갈등이 생기면 경쟁 또는 회피 → 생산적인 토론  부재 → 형식적이고 최소한의 커뮤니케이션 → 의사결정이나 업무에 대한 집중도 저하 → 업무에 대한 동기 저하 → 업무 성과 및 참여에 대한 책임감 부족 → 원하지 않는 업무 성과 → 업무에 대한 만족도 저하 → 조직에 대한 만족도 및 몰입도 저하

▷ 갈등이 긍정적으로 해결되면

친밀감, 신뢰감 형성 → 솔직한 커뮤니케이션 → 원만한 갈등 해결 → 생산적인 의사소통 → 다양한 아이디어와 의견이 공유되는 생산적인 커뮤니케이션 → 의사결정이나 업무에 대한 집중도 향상 → 업무에 대한 동기 향상 → 업무 성과 및 참여에 대한 책임감 향상 → 긍정적인 업무 성과 → 업무에 대한 만족도 향상 → 조직에 대한 만족도 및 몰입도 향상

<경청어록)

가지 생각만 옳다고 고집하는 사람은 다른 사람의 의견을 제대로 받아들일 수 없다. 자기 생각을 주장하기 전에 다른 사람의 말을 들어보라. 어느 쪽이 옳은지 비교하는 습관과 태도를 가져야 한다. <알랭>

25. 직원을 성장시키는 피드백

1) 피드백의 필요성 : 조하리의 창

▷ 공개 영역

▷ 맹인 영역

▷ 비밀 영역

▷ 미지 영역

2) 피드백의 종류

▷ 긍정적 피드백

▷ 교정적 피드백

▷ 비판적 피드백

▷ 무의미한 피드백

3) 자신감을 강화시키는 긍정적 피드백

▷ 원칙 1) 구체적으로 칭찬하라

▷ 원칙 2) 사소한 면도 자주 칭찬하라

▷ 원칙 3) 진심으로 인정하고 칭찬하라

▷ 원칙 4) 결과뿐 아니라 과정을 칭찬하라

▷ 원칙 5) 미래의 긍정적인 결과를 제시하며 격려하라

4) 성장을 위해 변화된 행동을 촉진시키는 교정적 피드백

▷ 원칙 1) 사람이 아니라 개선이 필요한 행동에 초점을 맞춰라

▷ 원칙 2) 그 행동이 미치는 영향을 이야기 하라

▷ 원칙 3) 바람직한 행동을 제시하라

5) 효과적인 피드백의 원칙

▷ 원칙 1) 피드백의 목적을 기억하라

▷ 원칙 2) 구체적인 행동을 피드백 하라

▷ 원칙 3) 가능하면 즉시 하라

▷ 원칙 4) 피드백에 대한 직원의 반응에 귀를 기울여라

▷ 원칙 5) 긍정적 피드백과 교정적 피드백의 균형을 맞춰라.

<경청어록)

칭찬 받을 만한 사람이 칭찬 받는 것은 더 없이 큰 행복이다. <필립 시드니 경>