1. 보고서 작성 시 유의사항
1) 유의사항 3가지 : 보고서의 유형과 목적, 주제의 특성 및 비중에 따라 전개방법이 달라질 수는 있으나, 수요자 입장에서 이해하기 쉽게 작성하는 것이 가장 중요
▷ 수요자, 결재자 관점에서 이해하기 쉽게 작성
▷ 보고서가 그 자체로 완결성을 가질 수 있도록 해야 함
▷ 표준화된 양식에 따라 간결·명료·효율적으로 작성
2) 수요자, 결재자 관점에서 이해하기 쉽게 작성하기
▷ 해당분야의 전문용어를 남용하는 등 수요자(보고 받는 사람)가 이해하기 어렵게 작성하지 않도록 유의 : 전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 등의 사용은 지양하되 필요 시 별도 설명을 추가하거나 참고자료 등을 첨부
▷ 작성자의 이해관계 및 선입견을 배제하고 모든 관련사항을 확인·재확인하여 수요자, 결재자의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성 : 단편적이거나 특정 부서의 의견만을 반영하지 않고, 과거 사례 및 타부서 의견 등을 포괄적으로 검토하여 작성
▷ 수요자, 결재자가 필요로 하는 시점에 보고되어 최대한으로 활용될 수 있도록 적절한 시기를 선택
3) 보고서 그 자체로 완결성을 가질 수 있도록 하기
▷ 보고서는 그 자체로 완전한 형식과 내용을 갖추어야 하며, 다른 보고서나 자료가 있어야만 제대로 이해할 수 있게 작성되어서는 안됨
▷ 보고서를 보고 추가적인 질문사항이 발생하지 않도록 명확히 서술
▷ 하나의 보고서에 몇 개의 주제를 혼합하여 혼동을 일으키지 않도록 1 보고서당 1개 주제로 작성
▷ 보고서 분량은 가능한 적을수록 좋기 때문에 필요 시 별첨 참고자료 활용 : 가능한 5매 이상 넘어가는 보고서는 요약본 작성
▷ 단, 시급성이 요구되는 보고의 경우에는 부득이하게 부분적으로 보고할 수밖에 없으나, 추후 진전사항을 종합하여 추가 보고
4) 표준화된 양식에 따라 간결·명료·효율적으로 작성
▷ 가급적 문서관리시스템에 등록되어 있는(청화대는 업무관리시스템에 등록되어 있는) 표준화된 보고서 서식·규격을 사용
▷ 내용과 구성이 산만하지 않도록 최대한 간결하게 작성 : 가능한 6하 원칙에 의거해 작성하고, 불필요한 미사여구나 수식어, 오해를 유발할 수 있는 애매한 표현이나 과장된 표현은 지양
▷ 보고서 작성 목적·경위와 쟁점, 대안, 추진계획을 명확하게 기술
▷ 간략한 보고서의 경우 효율상 시작하는 문단에 가장 중요한 내용이 들어가도록 하고, 이어서 그것을 뒷받침하는 내용을 배치 : 특히 상황·정보보고서의 경우 두괄식 표현이 매우 중요
▷ 명료한 어휘를 사용하되, 단어의 과도한 압축적 사용으로 본래의 뜻이 왜곡되지 않도록 유의 : 개조식 보고서가 형식을 지나치게 중시, 주어나 목적어 등이 생략되어 정확한 의사 전달에 어려움이 있다는 지적이 있는 만큼, 경우에 따라 서술식 활용이 필요
예) 직무분석 "추진" → 추진했다? vs 추진할 예정이다?
2. 주요 부문별 내용전개 요령
1) 보고서의 전개 방식 : 보고서는 읽는 사람이 자연스럽게 내용을 수긍할 수 있도록 적절한 형식·구조를 갖추고 내용을 전개해야 함
▷ 보고서의 일반적인 전개 방식은 보고서 유형에 따라 다를 수 있지만, (제목)·개요·본문·결론의 형식을 갖추는 것이 일반적
2) 제목
▷ 제목만으로 보고서의 성격, 전체 내용을 알 수 있도록 작성
- 가능한 1줄로 작성하며, 핵심적인 사항을 표현
- 한 과제에 여러 보고서가 나오는 경우, 소제목이나 부제 활용
▷ 예시
- 유럽 주요국, 이민 수용요건 강화 추진
- 장병 인터넷 교육장 운용 개선방안 검토
- 사용자 교육 및 변화관리 중심으로 지식관리시스템 구축 방안
3) 개요 부분 내용전개
▷ 전체적인 내용을 개략적으로 요약하거나 보고서 작성의 배경과 목적, 경위 등을 서술
- 개황이나 간단한 문제제기로 수요자의 관심을 유발
- 중요 결론을 포함하는 것도 한 방법(그러나, 너무 길거나 본 보고서를 반복하지 않도록)
▷ 예시
4) 본문 부분 내용전개 요령
▷ 현 실태 및 문제점, 과거사례와 대안분석, 전망 등 필요한 내용을 작성하되, 중요도가 높은 사항을 먼저 기술
- 주로 두괄식을 사용하고 필요 시 양괄식을 병행
- 6하원칙을 준수하되, 주로 "무엇을, 왜, 어떻게"를 강조
- 한 문장은 2줄 이내, 최대 3줄을 초과하지 않도록
- 동일한 내용이나 단어가 중복되지 않도록
- 수동태 보다는 능동태를 사용
- 한 문단에 한 개의 초점(내용)만을 기술하여 혼선을 방지
- 시각적인 효과(도표, 진하게 표시, 특수기호 등)를 활용하여 설명력을 높임
▷ 예시("공공부문 SW사업의 불합리한 계약관행 개선" 중에서)
5) 결론 부분 내용전개
▷ 결론 및 대안 제시, 건의사항, 향후 조치사항 등을 기술하며, 필요시 참고자료를 첨부
- 실천가능하고 구체성 있는 결론
▷ 예시("000사업 점검결과 및 조정방향 보고" 중에서)
6) 기타 유의사항
▷ 보고서는 실천가능하고 구체성 있는 방안을 제시하여 보고 받는 사람이 실질적으로 활용할 수 있도록 해야 함
- 특히 보고자의 공명심·경쟁심에 따라 수요자의 판단을 흐리는 보고서가 작성되지 않도록 하기 위해서는 관련부서 및 이해 관계자의 다양한 의견, 과거 유사 사례 등을 종합 정리해야 함
▷ 상부지침을 받아 작성하는 보고서의 경우, 지침에 충실하게 작성하되 이견이 있을 때는 타당한 이유를 적시하여 보고
▷ 보고서 자체를 홍보자료라 생각하고 작성하는 습관을 가져야 함
- 공개 보고서가 아닌 경우에도 보고서 내용이 좋으면 홍보를 위한 공개를 하거나 우연히 공개되는 수도 있으므로 보고서 자체를 홍보자료라 생각하고 작성하는 습관을 가져야 함
3. 문장표현
1) 서술 방식
▷ 문장은 가급적 간결하게 작성하되, 필요 시 연결조사나 접속어를 적절히 사용하여 전체 문맥이 물 흐르듯 원활하게 기술
- 개조식이라 하더라도 '한편', '다만', '특히'와 같은 접속어를 사용하면 문장의 앞뒤가 자연스럽게 연결될 수 있음
▷ 가급적 단순한 문단구조를 갖추고 능동형 표현을 쓰며 애매한 수식어는 최대한 사용을 억제
▷ 형용사나 부사보다는 명사나 동사를 주로 사용하고, 내용을 압축적으로 표현
▷ 동일한 내용이 중복되지 않게 하여 항상 신선한 문장이 되도록 하고, 동일한 단어나 문구를 2중, 3중 사용하는 것을 억제
▷ 한 개의 문단에는 한 개의 초점(내용)만을 기술
2) 표현 방식
▷ 결론이나 대책, 주장 등은 과장되지 않도록 세심한 주의를 기울여 객관성과 신뢰성을 유지
▷ 보고서는 수요자에게 행동방책(결론)을 제시하는 것이 무엇보다 중요하므로 단순한 사실의 나열보다는 의사결정을 해야 할 중요한 사항이나 쟁점사항을 적시
▷ 회의결과 또는 특정인의 언행을 표현시 전체적으로 한가지 화법(직접/간접)으로 통일하고, 관련 사실이 있는 그대로 가감없이 기술
▷ 특수용어 및 과거사항 등 설명이 필요한 내용은 괄호 또는 참고표시를 통해 주석을 달아주고, 보다 긴 설명이 필요한 경우에는 참고자료 첨부 등을 통하여 해결
3) 주목받는 내용 작성법
▷ 보고 목적에 적합한가?
▷ 보고 내용이 정확한가?
▷ 보고서를 간결하게 정리했는가?
▷ 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가?
▷ 보고서가 완결성을 갖추고 있는가?
▷ 적절한 시점에 보고하고 있는가?
※ 개조식 보고서의 장단점
▷ 간략하게 요약할 수 있고, 가독성을 높다.
▷ 자칫 잘못하면 내용을 불충분하게 전달하거나 더 나쁜 경우 의미를 왜곡시킬 여지가 있다.
<과정 요약>
- 보고서는 수요자 관점에서 이해하기 쉽게 작성해야 함
- 보고서는 그 자체로서 완결성을 가질 수 있어야 함
- 보고서는 표준화된 양식에 따라 간결·명료·효율적으로 작성해야 함
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