1. 보고서 형식의 일반 원칙
1) 용지형식 : 용지의 규격은 문서의 작성·분류·편철·보관·보존을 용이하게 하기 위해 도면, 증표류, 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는, 흰색 A4 용지(가로 210 mm, 세로 297 mm)로 표준화해야 함
※ 용지의 여백
▷ 위, 아래 : 15mm
▷ 왼쪽, 오른쪽 : 20mm
2) 문서 스타일 - 표기법
▷ 글자 : 문서는 문화예술진흥법 제7조의 규정에 의한 어문 규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자, 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 씀
▷ 숫자 : 아라비아 숫자로 씀
▷ 날짜 : 숫자로 표기하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시함
▷ 시분 : 24 시각제에 따라 숫자로 표기하되 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분함
▷ 연호 : 서기 연호를 쓰되, '서기'는 표시하지 않음
3) 문서 스타일 - 문서 서식
▷ 머리말에는 오른쪽 정렬 형태로 '일자', '보고서 성격'(또는 '보고서 제목'), '부서명'을 기입(중고딕, 14포인트)
- '보고서 성격'이 '서면 보고자료'와 같이 너무 일반적·추상적이면 곤란하며, 보고서 제목을 표기하는 것이 더 적절시 따옴표를 사용해 표기
▷ 제목은 머리말 밑에 '제목 상자'를 그리고 그 안에 기술(헤드라인M, 22포인트)
- 상자의 바탕색은 보고서 유형별로 구분, 테두리는 검정색 0.3mm
▷ 보고서 작성 경위 및 취지, 과정 등을 간략히 서술하고자 하는 경우 제목 상자 밑에 '개요 상자'를 그리고 그 안에 표현
- 상자의 바탕색은 연녹색, 위아래만 이중 테두리
- 보고서 개요에 문서 취지 등이 포함될 경우에는 생략 가능
▷ 글자체는 제목이나 중간 목차, 본문 중간의 참고내용, 구체적인 수치 등에 따라 적합한 글자체 활용
- 글자크기 : 문서제목(22포인트), 본문(15포인트), 중간 참고내용(13포인트)
- 표준 포인트를 기준으로 하되 작성자가 필요에 따라 조정 가능
- 줄간격은 130%를 기준으로 하되, 필요에 따라 조정, 문단 간격은 임의로 설정
- 본문 작성시 핵심단어나 중요한 내용 등은 필요시 진하게 표시하거나 색상을 다르게 하여 강조(다만, 강렬한 원색 사용은 억제)
▼ 대통령 비서실의 보고서 표준서식
4) 문서 스타일 - 항목 표시
5) 문서 스타일 - 표 그리기
2. 보고서 작성 시 유의사항
1) 눈에 쏙 들어오게 하는 보고서를 작성하는 몇 가지 팁
▷ 본문은 짧게 하고 참고사항은 첨부
- 전체를 읽어야만 다 이해될 수 있는 보고서보다, 핵심만 취하고 나머지는 필요할 때 읽도록 구성된 보고서가 수용자에게 각광받을 수 있음
- 본문은 핵심사항 위주로 담고, 본문에 대한 설명자료나 내용이 너무 상세한 것은 첨부물로 돌려야 함. 단, 첨부물이 너무 많아도 안됨
- 온라인 보고시에는 첨부내용이 짧거나 중요한 경우 별도의 첨부파일로 하지 말고, 본문의 끝에 붙여 하이퍼링크로 처리해야 수요자가 모든 파일을 열어보는 번거로움을 피할 수 있음
▷ 하이퍼링크 기능 활용
- 보고서 내용이 길고 복잡한 경우, 모든 내용을 본문으로 처리하는 것 보다는 '참고'로 보고서 말미에서 별도로 처리하는 것이 더 효율적임
- 이때, 본문에는 '참고' 제목만을 적고 하이퍼링크 기능을 적용해 연결해 놓으면 손쉽게 '참고' 내용으로 가서 읽을 수 있음
▷ 보고서 제목의 상자 색상을 유형별로 구분
- 보고서의 제목상자 색상은 작성자의 취향에 따라 다를 수 있으나 보고서 유형에 따라 생삭 구분을 정해 두면, 제목 상자만 봐도 해당 보고서가 어떤 목적인지 알 수 있음
- 다만, 색상 선택이 번거롭다고 판단 시 흰색(무색) 사용을 권고
▷ 시각자료의 적극적 활용
- 시각자료를 활용하면 내용상 핵심 메시지 강조 및 현장감 전달에 유용
- 자세한 정보를 압축적으로 전달할 수 있음
- 말로 설명하기 어렵거나 길게 설명해야 하는 경우 단순하면서도 분명하게 전달 가능
- 지도, 막대그래프, 점선그래프, 원그래프, 레이더차트, 흐름도, 표, 사진 등
· 그래프 : 추세 파악에 용이
· 지도 : 복합적이고 입체적인 정보 표시에 편리
· 흐름도 : 사건 전개 상황이나 정보의 시간적 흐름을 표시하는데 적합
· 사진 : 생생하게 현장을 전달
· 표 : 데이터나 의견을 논리적으로 비교하는데 편리
▷ 요약보고서 작성 및 활용
- 보고서 수요자는 업무 범위가 넓고 무척 바쁘다는 점을 항상 유념해야 함
- 보고서를 간결하고 핵심 위주로 작성해야 하는 이유
- 자세하 설명이 필요하거나, 구체적 자료들을 보고해야 하는 경우 요약보고서를 별도 작성하고 상세보고서를 첨부하는 것이 유용
- 연구적 성격의 정책보고서를 제외하고는 통상 5장 이상일 경우, 요약 보고서를 별도로 작성하는 것이 좋음(경험적으로 볼 때 약 5:1 정도의 비율로 요약하는 것이 적절)
- 본문의 핵심사항만을 간결하게 정리하면서 중요 정보를 모두 포함해야 함
- 본문의 내용을 그대로 반복하거나 본문에 없는 내용을 보충하지 않도록 주의
<과정 요약>
- 보고서의 가독성을 높이기 위해 표준 서식이 필요
- 문자표기, 숫자 및 일시 표기, 항목 표시 등 표준화된 방식을 준용하면 보고서의 품질이 높아질 수 있음
- 하이퍼링크, 요약보고서, 시각자료 등의 기능을 활용하면 보고서를 효율적으로 작성할 수 있음
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