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'말씀자료 작성방법'에 해당되는 글 1

  1. 2012.11.13 10. 행사보고서
 

10. 행사보고서

직무관련/보고서 잘쓰는 방법 | 2012.11.13 09:10 | Posted by 깨비형

1. 개요


1) 행사 보고서 정의 및 행사 유형

▷ 행사 보고서의 종류

- 기관장이 행사 개최여부나 방법 등을 검토하기 위한 보고서

- 행사 참석 전에 행사의 개요를 파악하고 말씀 내용을 미리 정리하는데 도움을 드리기 위하여 작성하는 자료

▷ 행사 유형별 분류

- 회의 : 정책 현안 관련 회의, 고위급 회의 등

- 접견 : 외빈 접견 등 접견실에서 이루어지는 행사

- 기타 행사 : 그외 내·외부의 각종 행사


2) 행사 보고서의 구성


3) 행사보고서 관련 그동안의 지적사항

▷ 행사에 대해 기관장이 알아야 할 것을 정리해줘야 함

- 행사성격, 내용, 주제와 분위기, 참석자의 특성 등

▷ 말씀자료는 대본형식으로 작성하지 말 것 - 핵심만 요약하여 기재

▷ 말씀자료에는 구체적인 사실(fact)을 명기 - 정확한 시기 표기 등

▷ 기관장이 어떻게 해주었으면 하는지에 대한 요청내용 포함

- 강조사항, 질문사항, 토론방향, 격려내용 등


4) 행사보고서 작성 시 유의 사항




2. 행사기획보고서 작성방법


1) 행사기획보고서

▷ 행사기획보고서는 행사를 기획하기 위한 목적으로 작성되는 내부 보고서 또는 행사기획 회의용 자료를 말함

▷ 행사기획보고서의 구성요소

- 행사취지 : 행사를 개최하려는 목적과 전반적인 행사방향을 설명 

- 추진배경 : 행사를 개최하게 된(또는 개최해야 하는) 이유

- 행사시기 : 행사를 어떤 시기에 해야 하는지 행사주재자의 다른 일정과 상황을 고려하여 선정. 가능한 여러 시기를 설정하여 장단점을 비교한 후 최선의 대안을 제시하기도 함

- 공개여부 : 행사를 공개로 할지 비공개로 할지를 정하고 그 이유를 설명. 공개시는 홍보방법을, 부분 공개시는 공개범위를 판단함

- 전달메시지 : 행사를 통해 국민(고객)에게 전달하고자 하는 바를 정리. 광고카피나 신문제목처럼 간단명료하게 메시지 제목을 도축. 기획단계에서는 메시지의 내용을 한 제목당 2~3줄 정도로 간단히 작성하고 계획단계에서 메시지 내용을 세부적으로 작성

- 행사일정(안) : 일시(잠정), 장소, 시간계획을 계략적으로 작성

- 참석범위 : 내부와 외부의 주요 참석인사는 누구인지 직책정도를 나열

- 기대효과 : 행사를 통해 어떤 결과가 예상되는지를 기술

▷ 행사기획보고서는 행사의 실행여부를 결정하기 위한 목적

- 구체적인 내용보다는 간략한 추진 방향 위주로 작성

- 정해진 양식을 사용할 수도 있음


2) 행사진행보고서

▷ 행사진행보고서란 행사에 참석하기 직전에 행사주재자에게 행사당일 필요로 하는 정보를 제공하는 보고서를 말함

▷ 행사진행보고서의 구성

- 본문 : 행사개요 및 말씀자료로 구성

- 별첨 : 참고자료


(1) 행사개요 작성방법

▷ 행사개요 작성시 유의사항

- 기관장이 행사의 개요와 내용, 성격과 분위기를 제대로 이해하실 수 있도록 하는 것이 중요하므로, 행사의 성격과 종류에 따라 융통성 있게 작성

- 분량 : 1~2페이지 내외로 간략하게 작성(별첨 자료는 분량에서 제외)

- 참석자에 대한 설명은 외부 참석자 중심으로 기술

  ※ 주요 인사는 별도 인적사항 카드를 작성하여 행사 개요 뒤에 첨부

- 대외 행사일 경우, 홍보 및 브리핑 계획은 사전에 홍보관련 부서와 협의하여 작성

▷ 행사개요 구성 요소

- 행사 명칭, 일시·장소 : 시간은 분단위까지, 장소는 행사장 소재지까지 표시

- 행사의 성격과 목적 : 행사의 전반적인 분위기, 취지, 목적 등을 기재

- 진행순서 : 행사순서에 따라 소요시간·행사내용·주관자를 표시. 현장에서 행사를 진행하는 부서에서는 보다 상세한 진행계획을 만들어 사용

- 행사 주관부서 : 행사를 실질적으로 총괄하는 부서명을 기재. 행사관련 '주관·주최·시행·협조·지원' 등 여러 성격의 부서가 있지만 실질적인 사령탑 역할을 하는 부서를 명시해야 행사준비상 착오가 없음

- 홍보계획 : 비공개행사가 아닌 경우 작성. 기자들에게 배포할 자료준비나 브리핑 계획을 포함. 필요시 홍보회의를 열어 별도의 상세한 홍보계획을 마련

- 핵심메시지 : '말씀자료'에 상세한 내용이 실리므로 여기서는 핵심 내용만 요약 기재

- 참석자 : 행사주관자를 중심으로 행사에 참여하는 주요 인사 위주로 기술. 기타 참석자는 참석자의 성격과 전체 숫자만 표시. 주요 참석자에 대한 간단한 약력이나 이력카드는 필요시 따로 첨부

▷ 행사 종류별 작성 방법

- 회의 행사

· 회의의 명칭, 개최 일시 및 장소

· 회의의 성격과 목적

· 회의 주관 부서

· 주요 참석자(외부 참석자 중심으로 기술)

· 핵심 쟁점 및 토론과제(제목만 기재)

· 홍보계획(비공개 행사일 경우, 생략해도 무방)

· 회의 진행순서

- 접견 행사

· 회의의 명칭, 개최 일시 및 장소

· 접견 목적 : 접견 대상자를 만나야 하는 이유와 목적

· 주관 부서

· 참석자(예방자, 배석자로 나누어서 기재)

· (방한 인사일 경우) 방한 개요

방한 목적 및 방한 경위(초청 주체 등), 방한 일정 및 주요 면담자

· (국내 인사일 경우) 접견 목적과 관련된 주요 활동 개요

관련 기고, 주요 발언, 활동 내역 등

- 기타 행사

· 회의의 명칭, 개최 일시 및 장소

· 회의의 성격과 목적

· 회의 주관 부서

· 주요 참석자(외부 참석자 중심으로 기술)

· 주요 행사 내용

· 홍보계획(비공개 행사일 경우, 생략해도 무방)

· 진행순서


(2) 말씀자료 작성 방법

▷ 말씀자료는 기관장이 보고 그대로 읽으시는 자료가 아니라, 사전에 미리 자료를 보면서 말씀하실 내용을 구상하고 정리하시는데 도움을 드리기 위해 작성하는 자료임

▷ 분량 : 2페이지 이내로 작성(행사시간 감안)

▷ 문체 : 대사 방식 또는 대본 형식의 서술체가 아니라, 보고서 방식으로 핵심 주제와 필요한 자료를 요약 정리할 것

▷ 자료 작성시 적시된 사실이나 내용에 대해, 기관장이 의문을 가지시지 않도록 구체적인 사실 관계를 정확하게 기재

▷ 회의 및 행사시 대통령(또는 기관장)이 꼭 해 주셨으면 하는 주문사항도 말씀자료에 함께 담을 것

▷ 행사 현장에서 활용되기 때문에 시각적인 면이 다른 보고서보다 강조됨. 글자체, 글자크기, 자간, 각종 인과관계 표시(→, ⇒), 특수문자 등을 사용해 단번에 내용파악이 가능하도록 강조

▷ 적절한 통계, 역사적인 사례, 격언 등 현장에서 활용할만한 자료를 제공할 수도 있음

▷ 필요 시, 말미에 이전에 발언했던 내용 첨부


▷ 회의 말씀자료 작성 방법

- 회의 또는 업무보고 시 말씀자료는 간단 명료하게 작성할 것

· 보고자에게 반드시 해야 할 지시 또는 기관장이 꼭 해 주셔야 할 말씀에 대한 주문사항(한 페이지 이내)

· 대외 홍보를 위해 필요한 메시지(공개행사시, 한 페이지 이내)

· 토론을 통해 기관장의 지침을 받아야 하는 회의의 경우, 핵심 쟁점 정리(1~2페이지 이내)

- 중요한 정책에 관련된 홍보 메시지는 홍보부서와의 협의를 필히 거칠 것

- 회의 보고 안건(회의자료)은 안건별로 문서관리카드의 별첨자료로 첨부하고, 보고 내용을 말씀자료에 중복 기재하지 말 것

- 보고 관련 사항과 별도 사항을 구분하여 표시할 것

- 회의자료에 대한 작성자의 검토의견 첨부

▷ 접견 말씀자료 작성 방법

- 접견 행사는 국외 인사 접견과 국내 인사 접견으로 구분

- 국외 인사 접견 중 외국 정상(또는 기관장) 방한 행사는, 기관장의 해외 순방 행사에 준하여 안보정책수석실(또는 국제협력부서)에서 별도의 양식으로 자료 작성

- 기타 국외 인사 접견 말씀자료 내용

· 화두로 삼을만한 사항(기관장과 과거 접견 사례, 접견 대상자의 방한 목적, 한국과의 관계, 과거 방한 경험 등)

· 접견 대상자의 관심사항

· 우리측 관심사항

· 대통령(또는 기관장)께 꼭 당부드릴 사항(외국 인사에 대한 안부 등)

- 국내 인사 접견 말씀자료 내용

· 접견의 목적 및 면담 주제를 중심으로 기관장께서 꼭 하셔야 할 말씀

· 참석자들의 예상 발언 및 답변자료 등

- 말씀자료를 작성하는 접견 행사는 행사장 여건에 따라 별도로 말씀카드를 작성

▷ 연설행사 말씀자료 작성 방법

- 기관장 말씀을 연설로 할지 여부는 별도 홍보협의체에서 결정

- 연설문 작성 프로세스(대통령행사 기준)

· 행사 주관부서에서 관련 자료와 연설문 초안을 연설비서관실에 제공

· 연설비서관실 연설문 작성

· 기관장 보고

· 수정사항을 반영하여 연설담당에서 최종 확정

· 의전비서관실에 전달

- 연설문 제일 앞 페이지에 행사에 대한 간략한 개요를 기재

- 연설문이 있는 행사라도 중간에 환담이 있을 경우, 연설문과 별도로 행사개요와 말씀자료를 작성, 보고하여야 함

▷ 기타행사 말씀자료 작성 방법

- 기타행사의 말씀자료는 2페이지 이내로 간단 명료하게 정리

· 참석자들에게 꼭 하셔야 할 말씀이나 기관장께 대한 요청사항(한 페이지 이내)

· 대외 홍보를 위해 필요한 메시지(한 페이지 이내)

- 특히 공개 행사의 경우, 대외 홍보 메시지는 필히 홍보부서와 협의를 거쳐서 작성



(3) 참고자료 작성 방법

▷ 회의의 경우 : 회의 안건 자료를 참고자료로 첨부

▷ 접견 행사의 경우 : 접견 대상자의 활동사항과 관련된 자료 또는 소속 단체나 국가를 간략하게 요약, 설명하는 자료를 첨부

▷ 기타 행사의 경우 : 행사 자체에 대한 소개와 주요 참석자들의 활동사항, 외부 참석자의 예상 발언 및 이에 대한 답변 자료 등을 첨부



<과정 요약>


  • 행사보고서는 행사주재자의 행사에 대한 이해를 돕기 위한 것
  • 시간적·공간적 한계가 있기 때문에 핵심사항 위주로 보고되어야 하며, 행사주재자의 말과 행동을 제약하면 안됨
  • 정확한 데이터, 주재자에 대한 요청사항 등 구체적인 내용을 담아야 함 






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