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'회의보고서'에 해당되는 글 2

  1. 2012.11.13 9. 회의보고서 작성방법
  2. 2012.11.08 4. 보고서 유형 구분
 

1. 회의자료 보고서


1) 회의자료보고서 정의 및 특징

▷ 회의 참가자들이 안건에 대해 정해진 시간 내에 보고받거나 논의를 통해 결론 또는 의견을 정리할 수 있도록 작성된 보고서

▷ 회의자료보고서는 회의의 목적에 따라 매우 다양한 것이 특징

- 정보공요, 안건에 대한 오류수정 및 의견수렴, 의사결정 등 회의의 목적에 따라 매우 다양


2) 회의자료보고서 작성시 유의사항

▷ 일반적으로 보고서 수요자가 많고 수요자의 배경이 다양

▷ 보고 및 토론 시간이 제한되어 있으며 제한된 시간 내에 정보를 공유하거나 쟁점에 대해 결론을 도출해야 함

▷ 작성시 유의사항

- 참석자들이 회의개최 취지를 알 수 있도록 회의를 통해 얻고자 하는 효과를 분명히 직시

- 자료는 산만해지지 않도록 본문과 참고자료로 적절히 구분해서 작성(필요 시 관련 사이트 등도 제시)

- 다양한 배경을 가진 참석자들이 이해할 수 있도록 평이한 용어를 사용하고 새로운 용어 등이 나올 경우 설명을 제공

 ※ 자료는 사전에 제공하여 충분히 숙지하고 회의에 참석하도록 할 필요가 있음

- 회의 참석자에게 배포하는 안건중심으 ㅣ회의자료와는 별도로 회의주재자에게 회의진행에 필요한 참고자료를 제공하는 것이 바람직

 ※ 회의주재자에게 제공하는 참고자료에는 회의 개요 및 안건, 유의사항 등 효과적인 회의진행을 위해 필요한 사항이 담겨 있어야 함


3) 회의자료 작성방법

▷ 정보공유회의


▷ 의견수렴회의


▷ 의사결정회의



2. 회의결과 보고서


1) 개요

(1) 회의결과 보고서의 정의

▷ 회의가 종료되고 난 후 회의의 일반개요(회의일시 및 장소, 안건, 참석자 등), 회의에서 논의된 사항 및 발언내용 등을 일목요연하게 정리한 것을 말함

▷ 회의결과보고서는 회의결과의 보고는 물론 역사적 사실로서의 정책결정과정 등을 기록으로 남긴다는 측면에서 매우 중요한 의미가 있음

▷ 어떤 내용을 어떠한 양식으로 작성하여 보고할 것인가 하는 문제는 매우 중요함


(2) 그동안 회의결과 정리의 문제점


▷ 회의결과가 제대로 기록, 보고되지 않고 있는 사유

①작성주체 불분명 ②필요성에 대한 인식 부족 ③보안 문제 ④업무 부담 ⑤근거규정 미흡


(3) 회의결과 정리의 개선방향

▷ 중요한 회의결과는 반드시 정리·보고하도록 하되, 회의결과 작성에 대한 부담을 줄일 수 있도록 융통성 발휘

- 회의의 성격과 중요도에 따라 회의결과를 상세히 또는 간략히 작성

- 기관장이 참석한 회의는 반드시 보고하고, 대통령(또는 기관장)이 참석하지 않은 회의도 중요한 사항은 보고

- 이 외 중요 회의는 보고 가치가 있는 중요한 사항 중심으로 주제별 보고

▷ 회의결과보고서는 "회의결과 요약", "회의발언요지", "회의녹취록"등으로 정형화

- 현재 직면해 있는 문제가 무엇이며, 바람직한 미래 상태와 어떻게 다른지에 대한 정확한 정보

· 회의결과 요약 : 논의사항의 요지와 결정사항을 요약한 것

· 회의발언요지 : 참가자별 발언내용을 요약한 것

· 회의녹취록 : 참가자의 발언내용을 모두 녹취한 것(필수는 아님)

▷ 현재 대부분의 주요한 회의는 기관마다 어느 정도 양식이 표준화되어 있음

- 그러나, 이는 회의의 특성이나 보고를 받는 자의 성향 등을 반영하며 표준화된 것이므로 타 기관에서 이를 채택시 그 기관의 특성이나 회의의 성격을 감안하여 다양화 해야 함

※ 이 외에도 다양한 참석자들이 중요한 이해관계를 조정하거나 의사결정을 하는 회의의 경우 그 기록을 정리, 보전할 필요가 있음


2) 회의결과 보고서 작성 방법


(1) 회의결과 보고서 작성대상

 대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의

 주요 정책의 심의 또는 조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자들 구성원으로 하여 운영하는 회의

 정당간의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의

 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

 지방자치단체장·교육감 및 "지방교육자치에 관한 법률" 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의

 제17조 제1항 각호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견 조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의

 그 밖에 회의록 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의


(2) 회의결과 보고서에 담아야 할 내용

▷ "공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행령"에서 규정하고 있는 사항 : 회의명, 회의 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자, 회의진행 순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용

▷ 회의결과 보고서에 포함될 사항

- 회의의 개요 : 회의 목적(필요 시), 회의일시 및 장소, 안건, 참석자를 기록(배석자는 필요 시)

- 회의 결과 : 회의결과 요약, 회의발언 요지, 녹취록(필수는 아님)

※ 회의결과 보고서는 '회의결과 요약'을 본문으로 하고 간략한 발언요지는 본문에 기록하여 보고하되, 상세한 발언요지를 첨부문서로 붙여줄 수 있음


(3) 작성방법 및 유의사항

▷ 정체를 모두 기록하기 보다는 주요한 쟁점사항 위주로 유사한 내용을 모아서 논리 정연하게 정리

- 필요한 용도 등을 감안하여 주제별로, 사람별로 회의결과 정리 가능

- 발언자는 문장의 앞에(또는 뒤에) 괄호 속에 표시

▷ 작성자의 주관이 들어가지 않도록 제3자적인 입장에서 객관적, 공정하게 정리할 필요

- 회의에 참석하지 않은 사람이 볼 때, 또는 시간이 흐른 후 기록으로서 확인하는 경우 작성자가 정리한 그대로 이해할 수 밖에 없음

- 사실을 왜곡하지 않도록 특별히 유의

▷ 회의참석자와 회의불참자 모두를 고려

- 회의결론뿐 아니라 회의분위기도 같이 전달


(4) 회의결과보고서 양식


(5) 기관장 불참 회의결과 보고 방법

▷ 회의결과보고서의 표지

- 개별 보고 안건과 간단하게 요약 보고할 안건 구분

= 요약 보고 안건은 표지에 회의결과만 간략하게 정리

▷ 회의결과보고서의 본문 및 논의 결과 보고

- 안건 보고 내용 : 회의에 제출된 보고서를 그대로 표지 뒤에 첨부

▷ 회의 결과 정리

- 회의 결과는 안건 보고서 뒤에 발언 요지와 발언자를 요약 정리하고, 마지막에 해당 안건의 향후 처리계획(또는 추진계획)을 정리하여 보고



<과정 요약>


  • 회의보고서는 정책보고서와 내용구성은 유사하지만, 한정된 회의시간 내에 여러 사람에게 동시 보고하는 형식이므로 이에 유의해야 함
  • 회의자료보고서는 회의의 목적과 성격에 따라 다르게 작성 되어야 함
  • 회의결과보고서는 '회의결과 요약', '회의발언요지', '회의녹취록'으로 구성되며, '회의발언요지'와 '회의녹취록'은 특성에 따라 작성여부를 결정할 수 있다.




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6. 정책보고서 작성방법 (2)  (0) 2012.11.10

4. 보고서 유형 구분

직무관련/보고서 잘쓰는 방법 | 2012.11.08 00:00 | Posted by 깨비형

1. 보고서 유형 분류의 필요성


※ 다양한 보고서를 유형화하는 이유

▷ 보고서는 작성목적, 작성자, 독자, 내용, 보고형식 등이 무엇이냐에 따라 작성방법이 모두 다를 수 밖에 없음.

▷ 따라서, 모든 보고서에 공통적으로 적용되는 단일 메뉴얼을 만들기 어렵기 때문에 보고서를 작성목적과 형식에 따라 유형화 하여 그 유형별로 보고서 작성방법을 표준화 하는 것임


2. 보고서의 유형

    ▷ 고위 공공기관의 경우 크게 4가지 유형으로 분류 가능


1) 정책 보고서

▷ 정책에 대한 계획, 진행사항, 또는 집행결과를 보고하거나 재가를 받기 위한 보고서

▷ 정책 추진배경, 주요 검토사항 및 추진결과 등 상세하고 깊이있는 내용을 취급

▷ 정부의 고위 공공기관에서 가장 많이 작성되는 보고서


2) 상황·정보 보고서

▷ 특정한 상황이나 사안, 추진 동향(정책동향 포함) 등에 관한 보고서

▷ 통상 정기보고의 형태를 띠며, 진행중인 사안에 대한 현황 및 시사적 정보를 적시·적절하게 함축적으로 제공하는 것이 중요함


3) 회의 보고서

▷ 회의 전/후에 따라 '회의자료 보고서'와 '회의결과 보고서'로 구별

- 회의자료 보고서 : 회의의 계획과 안건으로 상정하는 자료, 참고자료를 사전에 보고

- 회의결과 보고서 : 회의에서 논의된 내용 또는 결정된 사항을 회의록 형태로 정리


4) 행사 보고서

▷ 통상 중요한 행사를 기획하는 행사기획, 행사확정 후 사전 보고하는 행사진행 보고서

▷ 행사기획, 행사개요, 말씀자료 및 참고자료 등이 포함됨



3. 업무절차상 유형별 보고서 작성 시기


1) 정책순환과정

▷ 정책참고 보고서 : 최초 정책 구상단계에 주로 작성, 기획단계나 집행단계에서도 의사결정에 참고자료로서 작성될 수도 있음

▷ 정책기획 보고서는 기획단계, 조정과제보고서는 정책 집행단계에서 작성, 정책의 집행단계에서도 정책의 추진 방향이 크게 바뀌는 경우 정책기획보고서를 작성

▷ 상황·정보보고서, 회의보고서, 행사보고서는 정책의전 순환과정에서 언제든지 작성



<과정 요약>


  • 정책보고서는 정책결정자의 의사결정을 돕기 위한 보고서
  • 상황·정보보고서는 정책 또는 특정 사안에 대한 상황을 신속·정확하게 보고하는 것
  • 회의보고서는 회의관련 안건과 그 결과를 보고하는 것
  • 행사보고서는 행사에 대한 기획의도, 행사소개, 말씀자료, 행사장에서의 행동 요령을 보고하는 것




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