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주로 인재개발원 등의 사이버학습을 정리, 요약하는 상시학습 블로그입니다. 깨비형
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1. 매트릭스 법


  1) 기법 개요


○ 체크항목을 가로, 세로 2차원적으로 교차시켜 두 가지 항목에 해당되는 사항들을 좀 더 구체적으로 발상할 수 있도록 고안된 기법으로, 사고의 정리를 위한 대표적 기법

○ 가로, 세로축의 변수선정에 따라 발상, 분류되는 내용이 달라질 수 있으므로 주어진 테마에 가장 충실한 변수항목 선정이 중요

○ 마케팅 분야의 고객층 세분(Segmentation), 업종개발 및 사업전개전략 등의 발상 시 많이 사용


  2) 기법 전개방법




  3) 매트릭스 사례


○ 기술·시장 매트릭스



○ 비즈니스 가방 매트릭스





2. MECE와 로직트리


  1) MECE의 개념



  2) 올바른 MECE적 분류




  3) 로직트리 적용 사례




3. 이슈분석


  1) 이슈(issue)


○ 사건의 핵심 내용 또는 경영관리 상의 토픽, 주제, 문제, 원인, 대책안 등을 모두 망라하는 개념


  2) 이슈분석의 절차



  3) 이슈 선정의 절차




  4) 이슈검증 시 주의할 점


○ 사실에 근거한 정보 수집

○ 수집한 정보는 보다 쉽게 간결한 차트 등으로 구성

○ 방만한 수집보다는 이미 수집해 놓은 정보 및 데이터들을 심도 있게 음미하고 시사점 찾기

○ 코스트 대비 아웃풋을 염두에 두고 검증해 나가








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10. 행사보고서

직무관련/보고서 잘쓰는 방법 | 2012.11.13 09:10 | Posted by 깨비형

1. 개요


1) 행사 보고서 정의 및 행사 유형

▷ 행사 보고서의 종류

- 기관장이 행사 개최여부나 방법 등을 검토하기 위한 보고서

- 행사 참석 전에 행사의 개요를 파악하고 말씀 내용을 미리 정리하는데 도움을 드리기 위하여 작성하는 자료

▷ 행사 유형별 분류

- 회의 : 정책 현안 관련 회의, 고위급 회의 등

- 접견 : 외빈 접견 등 접견실에서 이루어지는 행사

- 기타 행사 : 그외 내·외부의 각종 행사


2) 행사 보고서의 구성


3) 행사보고서 관련 그동안의 지적사항

▷ 행사에 대해 기관장이 알아야 할 것을 정리해줘야 함

- 행사성격, 내용, 주제와 분위기, 참석자의 특성 등

▷ 말씀자료는 대본형식으로 작성하지 말 것 - 핵심만 요약하여 기재

▷ 말씀자료에는 구체적인 사실(fact)을 명기 - 정확한 시기 표기 등

▷ 기관장이 어떻게 해주었으면 하는지에 대한 요청내용 포함

- 강조사항, 질문사항, 토론방향, 격려내용 등


4) 행사보고서 작성 시 유의 사항




2. 행사기획보고서 작성방법


1) 행사기획보고서

▷ 행사기획보고서는 행사를 기획하기 위한 목적으로 작성되는 내부 보고서 또는 행사기획 회의용 자료를 말함

▷ 행사기획보고서의 구성요소

- 행사취지 : 행사를 개최하려는 목적과 전반적인 행사방향을 설명 

- 추진배경 : 행사를 개최하게 된(또는 개최해야 하는) 이유

- 행사시기 : 행사를 어떤 시기에 해야 하는지 행사주재자의 다른 일정과 상황을 고려하여 선정. 가능한 여러 시기를 설정하여 장단점을 비교한 후 최선의 대안을 제시하기도 함

- 공개여부 : 행사를 공개로 할지 비공개로 할지를 정하고 그 이유를 설명. 공개시는 홍보방법을, 부분 공개시는 공개범위를 판단함

- 전달메시지 : 행사를 통해 국민(고객)에게 전달하고자 하는 바를 정리. 광고카피나 신문제목처럼 간단명료하게 메시지 제목을 도축. 기획단계에서는 메시지의 내용을 한 제목당 2~3줄 정도로 간단히 작성하고 계획단계에서 메시지 내용을 세부적으로 작성

- 행사일정(안) : 일시(잠정), 장소, 시간계획을 계략적으로 작성

- 참석범위 : 내부와 외부의 주요 참석인사는 누구인지 직책정도를 나열

- 기대효과 : 행사를 통해 어떤 결과가 예상되는지를 기술

▷ 행사기획보고서는 행사의 실행여부를 결정하기 위한 목적

- 구체적인 내용보다는 간략한 추진 방향 위주로 작성

- 정해진 양식을 사용할 수도 있음


2) 행사진행보고서

▷ 행사진행보고서란 행사에 참석하기 직전에 행사주재자에게 행사당일 필요로 하는 정보를 제공하는 보고서를 말함

▷ 행사진행보고서의 구성

- 본문 : 행사개요 및 말씀자료로 구성

- 별첨 : 참고자료


(1) 행사개요 작성방법

▷ 행사개요 작성시 유의사항

- 기관장이 행사의 개요와 내용, 성격과 분위기를 제대로 이해하실 수 있도록 하는 것이 중요하므로, 행사의 성격과 종류에 따라 융통성 있게 작성

- 분량 : 1~2페이지 내외로 간략하게 작성(별첨 자료는 분량에서 제외)

- 참석자에 대한 설명은 외부 참석자 중심으로 기술

  ※ 주요 인사는 별도 인적사항 카드를 작성하여 행사 개요 뒤에 첨부

- 대외 행사일 경우, 홍보 및 브리핑 계획은 사전에 홍보관련 부서와 협의하여 작성

▷ 행사개요 구성 요소

- 행사 명칭, 일시·장소 : 시간은 분단위까지, 장소는 행사장 소재지까지 표시

- 행사의 성격과 목적 : 행사의 전반적인 분위기, 취지, 목적 등을 기재

- 진행순서 : 행사순서에 따라 소요시간·행사내용·주관자를 표시. 현장에서 행사를 진행하는 부서에서는 보다 상세한 진행계획을 만들어 사용

- 행사 주관부서 : 행사를 실질적으로 총괄하는 부서명을 기재. 행사관련 '주관·주최·시행·협조·지원' 등 여러 성격의 부서가 있지만 실질적인 사령탑 역할을 하는 부서를 명시해야 행사준비상 착오가 없음

- 홍보계획 : 비공개행사가 아닌 경우 작성. 기자들에게 배포할 자료준비나 브리핑 계획을 포함. 필요시 홍보회의를 열어 별도의 상세한 홍보계획을 마련

- 핵심메시지 : '말씀자료'에 상세한 내용이 실리므로 여기서는 핵심 내용만 요약 기재

- 참석자 : 행사주관자를 중심으로 행사에 참여하는 주요 인사 위주로 기술. 기타 참석자는 참석자의 성격과 전체 숫자만 표시. 주요 참석자에 대한 간단한 약력이나 이력카드는 필요시 따로 첨부

▷ 행사 종류별 작성 방법

- 회의 행사

· 회의의 명칭, 개최 일시 및 장소

· 회의의 성격과 목적

· 회의 주관 부서

· 주요 참석자(외부 참석자 중심으로 기술)

· 핵심 쟁점 및 토론과제(제목만 기재)

· 홍보계획(비공개 행사일 경우, 생략해도 무방)

· 회의 진행순서

- 접견 행사

· 회의의 명칭, 개최 일시 및 장소

· 접견 목적 : 접견 대상자를 만나야 하는 이유와 목적

· 주관 부서

· 참석자(예방자, 배석자로 나누어서 기재)

· (방한 인사일 경우) 방한 개요

방한 목적 및 방한 경위(초청 주체 등), 방한 일정 및 주요 면담자

· (국내 인사일 경우) 접견 목적과 관련된 주요 활동 개요

관련 기고, 주요 발언, 활동 내역 등

- 기타 행사

· 회의의 명칭, 개최 일시 및 장소

· 회의의 성격과 목적

· 회의 주관 부서

· 주요 참석자(외부 참석자 중심으로 기술)

· 주요 행사 내용

· 홍보계획(비공개 행사일 경우, 생략해도 무방)

· 진행순서


(2) 말씀자료 작성 방법

▷ 말씀자료는 기관장이 보고 그대로 읽으시는 자료가 아니라, 사전에 미리 자료를 보면서 말씀하실 내용을 구상하고 정리하시는데 도움을 드리기 위해 작성하는 자료임

▷ 분량 : 2페이지 이내로 작성(행사시간 감안)

▷ 문체 : 대사 방식 또는 대본 형식의 서술체가 아니라, 보고서 방식으로 핵심 주제와 필요한 자료를 요약 정리할 것

▷ 자료 작성시 적시된 사실이나 내용에 대해, 기관장이 의문을 가지시지 않도록 구체적인 사실 관계를 정확하게 기재

▷ 회의 및 행사시 대통령(또는 기관장)이 꼭 해 주셨으면 하는 주문사항도 말씀자료에 함께 담을 것

▷ 행사 현장에서 활용되기 때문에 시각적인 면이 다른 보고서보다 강조됨. 글자체, 글자크기, 자간, 각종 인과관계 표시(→, ⇒), 특수문자 등을 사용해 단번에 내용파악이 가능하도록 강조

▷ 적절한 통계, 역사적인 사례, 격언 등 현장에서 활용할만한 자료를 제공할 수도 있음

▷ 필요 시, 말미에 이전에 발언했던 내용 첨부


▷ 회의 말씀자료 작성 방법

- 회의 또는 업무보고 시 말씀자료는 간단 명료하게 작성할 것

· 보고자에게 반드시 해야 할 지시 또는 기관장이 꼭 해 주셔야 할 말씀에 대한 주문사항(한 페이지 이내)

· 대외 홍보를 위해 필요한 메시지(공개행사시, 한 페이지 이내)

· 토론을 통해 기관장의 지침을 받아야 하는 회의의 경우, 핵심 쟁점 정리(1~2페이지 이내)

- 중요한 정책에 관련된 홍보 메시지는 홍보부서와의 협의를 필히 거칠 것

- 회의 보고 안건(회의자료)은 안건별로 문서관리카드의 별첨자료로 첨부하고, 보고 내용을 말씀자료에 중복 기재하지 말 것

- 보고 관련 사항과 별도 사항을 구분하여 표시할 것

- 회의자료에 대한 작성자의 검토의견 첨부

▷ 접견 말씀자료 작성 방법

- 접견 행사는 국외 인사 접견과 국내 인사 접견으로 구분

- 국외 인사 접견 중 외국 정상(또는 기관장) 방한 행사는, 기관장의 해외 순방 행사에 준하여 안보정책수석실(또는 국제협력부서)에서 별도의 양식으로 자료 작성

- 기타 국외 인사 접견 말씀자료 내용

· 화두로 삼을만한 사항(기관장과 과거 접견 사례, 접견 대상자의 방한 목적, 한국과의 관계, 과거 방한 경험 등)

· 접견 대상자의 관심사항

· 우리측 관심사항

· 대통령(또는 기관장)께 꼭 당부드릴 사항(외국 인사에 대한 안부 등)

- 국내 인사 접견 말씀자료 내용

· 접견의 목적 및 면담 주제를 중심으로 기관장께서 꼭 하셔야 할 말씀

· 참석자들의 예상 발언 및 답변자료 등

- 말씀자료를 작성하는 접견 행사는 행사장 여건에 따라 별도로 말씀카드를 작성

▷ 연설행사 말씀자료 작성 방법

- 기관장 말씀을 연설로 할지 여부는 별도 홍보협의체에서 결정

- 연설문 작성 프로세스(대통령행사 기준)

· 행사 주관부서에서 관련 자료와 연설문 초안을 연설비서관실에 제공

· 연설비서관실 연설문 작성

· 기관장 보고

· 수정사항을 반영하여 연설담당에서 최종 확정

· 의전비서관실에 전달

- 연설문 제일 앞 페이지에 행사에 대한 간략한 개요를 기재

- 연설문이 있는 행사라도 중간에 환담이 있을 경우, 연설문과 별도로 행사개요와 말씀자료를 작성, 보고하여야 함

▷ 기타행사 말씀자료 작성 방법

- 기타행사의 말씀자료는 2페이지 이내로 간단 명료하게 정리

· 참석자들에게 꼭 하셔야 할 말씀이나 기관장께 대한 요청사항(한 페이지 이내)

· 대외 홍보를 위해 필요한 메시지(한 페이지 이내)

- 특히 공개 행사의 경우, 대외 홍보 메시지는 필히 홍보부서와 협의를 거쳐서 작성



(3) 참고자료 작성 방법

▷ 회의의 경우 : 회의 안건 자료를 참고자료로 첨부

▷ 접견 행사의 경우 : 접견 대상자의 활동사항과 관련된 자료 또는 소속 단체나 국가를 간략하게 요약, 설명하는 자료를 첨부

▷ 기타 행사의 경우 : 행사 자체에 대한 소개와 주요 참석자들의 활동사항, 외부 참석자의 예상 발언 및 이에 대한 답변 자료 등을 첨부



<과정 요약>


  • 행사보고서는 행사주재자의 행사에 대한 이해를 돕기 위한 것
  • 시간적·공간적 한계가 있기 때문에 핵심사항 위주로 보고되어야 하며, 행사주재자의 말과 행동을 제약하면 안됨
  • 정확한 데이터, 주재자에 대한 요청사항 등 구체적인 내용을 담아야 함 






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1. 회의자료 보고서


1) 회의자료보고서 정의 및 특징

▷ 회의 참가자들이 안건에 대해 정해진 시간 내에 보고받거나 논의를 통해 결론 또는 의견을 정리할 수 있도록 작성된 보고서

▷ 회의자료보고서는 회의의 목적에 따라 매우 다양한 것이 특징

- 정보공요, 안건에 대한 오류수정 및 의견수렴, 의사결정 등 회의의 목적에 따라 매우 다양


2) 회의자료보고서 작성시 유의사항

▷ 일반적으로 보고서 수요자가 많고 수요자의 배경이 다양

▷ 보고 및 토론 시간이 제한되어 있으며 제한된 시간 내에 정보를 공유하거나 쟁점에 대해 결론을 도출해야 함

▷ 작성시 유의사항

- 참석자들이 회의개최 취지를 알 수 있도록 회의를 통해 얻고자 하는 효과를 분명히 직시

- 자료는 산만해지지 않도록 본문과 참고자료로 적절히 구분해서 작성(필요 시 관련 사이트 등도 제시)

- 다양한 배경을 가진 참석자들이 이해할 수 있도록 평이한 용어를 사용하고 새로운 용어 등이 나올 경우 설명을 제공

 ※ 자료는 사전에 제공하여 충분히 숙지하고 회의에 참석하도록 할 필요가 있음

- 회의 참석자에게 배포하는 안건중심으 ㅣ회의자료와는 별도로 회의주재자에게 회의진행에 필요한 참고자료를 제공하는 것이 바람직

 ※ 회의주재자에게 제공하는 참고자료에는 회의 개요 및 안건, 유의사항 등 효과적인 회의진행을 위해 필요한 사항이 담겨 있어야 함


3) 회의자료 작성방법

▷ 정보공유회의


▷ 의견수렴회의


▷ 의사결정회의



2. 회의결과 보고서


1) 개요

(1) 회의결과 보고서의 정의

▷ 회의가 종료되고 난 후 회의의 일반개요(회의일시 및 장소, 안건, 참석자 등), 회의에서 논의된 사항 및 발언내용 등을 일목요연하게 정리한 것을 말함

▷ 회의결과보고서는 회의결과의 보고는 물론 역사적 사실로서의 정책결정과정 등을 기록으로 남긴다는 측면에서 매우 중요한 의미가 있음

▷ 어떤 내용을 어떠한 양식으로 작성하여 보고할 것인가 하는 문제는 매우 중요함


(2) 그동안 회의결과 정리의 문제점


▷ 회의결과가 제대로 기록, 보고되지 않고 있는 사유

①작성주체 불분명 ②필요성에 대한 인식 부족 ③보안 문제 ④업무 부담 ⑤근거규정 미흡


(3) 회의결과 정리의 개선방향

▷ 중요한 회의결과는 반드시 정리·보고하도록 하되, 회의결과 작성에 대한 부담을 줄일 수 있도록 융통성 발휘

- 회의의 성격과 중요도에 따라 회의결과를 상세히 또는 간략히 작성

- 기관장이 참석한 회의는 반드시 보고하고, 대통령(또는 기관장)이 참석하지 않은 회의도 중요한 사항은 보고

- 이 외 중요 회의는 보고 가치가 있는 중요한 사항 중심으로 주제별 보고

▷ 회의결과보고서는 "회의결과 요약", "회의발언요지", "회의녹취록"등으로 정형화

- 현재 직면해 있는 문제가 무엇이며, 바람직한 미래 상태와 어떻게 다른지에 대한 정확한 정보

· 회의결과 요약 : 논의사항의 요지와 결정사항을 요약한 것

· 회의발언요지 : 참가자별 발언내용을 요약한 것

· 회의녹취록 : 참가자의 발언내용을 모두 녹취한 것(필수는 아님)

▷ 현재 대부분의 주요한 회의는 기관마다 어느 정도 양식이 표준화되어 있음

- 그러나, 이는 회의의 특성이나 보고를 받는 자의 성향 등을 반영하며 표준화된 것이므로 타 기관에서 이를 채택시 그 기관의 특성이나 회의의 성격을 감안하여 다양화 해야 함

※ 이 외에도 다양한 참석자들이 중요한 이해관계를 조정하거나 의사결정을 하는 회의의 경우 그 기록을 정리, 보전할 필요가 있음


2) 회의결과 보고서 작성 방법


(1) 회의결과 보고서 작성대상

 대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의

 주요 정책의 심의 또는 조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자들 구성원으로 하여 운영하는 회의

 정당간의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의

 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

 지방자치단체장·교육감 및 "지방교육자치에 관한 법률" 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의

 제17조 제1항 각호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견 조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의

 그 밖에 회의록 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의


(2) 회의결과 보고서에 담아야 할 내용

▷ "공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행령"에서 규정하고 있는 사항 : 회의명, 회의 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자, 회의진행 순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용

▷ 회의결과 보고서에 포함될 사항

- 회의의 개요 : 회의 목적(필요 시), 회의일시 및 장소, 안건, 참석자를 기록(배석자는 필요 시)

- 회의 결과 : 회의결과 요약, 회의발언 요지, 녹취록(필수는 아님)

※ 회의결과 보고서는 '회의결과 요약'을 본문으로 하고 간략한 발언요지는 본문에 기록하여 보고하되, 상세한 발언요지를 첨부문서로 붙여줄 수 있음


(3) 작성방법 및 유의사항

▷ 정체를 모두 기록하기 보다는 주요한 쟁점사항 위주로 유사한 내용을 모아서 논리 정연하게 정리

- 필요한 용도 등을 감안하여 주제별로, 사람별로 회의결과 정리 가능

- 발언자는 문장의 앞에(또는 뒤에) 괄호 속에 표시

▷ 작성자의 주관이 들어가지 않도록 제3자적인 입장에서 객관적, 공정하게 정리할 필요

- 회의에 참석하지 않은 사람이 볼 때, 또는 시간이 흐른 후 기록으로서 확인하는 경우 작성자가 정리한 그대로 이해할 수 밖에 없음

- 사실을 왜곡하지 않도록 특별히 유의

▷ 회의참석자와 회의불참자 모두를 고려

- 회의결론뿐 아니라 회의분위기도 같이 전달


(4) 회의결과보고서 양식


(5) 기관장 불참 회의결과 보고 방법

▷ 회의결과보고서의 표지

- 개별 보고 안건과 간단하게 요약 보고할 안건 구분

= 요약 보고 안건은 표지에 회의결과만 간략하게 정리

▷ 회의결과보고서의 본문 및 논의 결과 보고

- 안건 보고 내용 : 회의에 제출된 보고서를 그대로 표지 뒤에 첨부

▷ 회의 결과 정리

- 회의 결과는 안건 보고서 뒤에 발언 요지와 발언자를 요약 정리하고, 마지막에 해당 안건의 향후 처리계획(또는 추진계획)을 정리하여 보고



<과정 요약>


  • 회의보고서는 정책보고서와 내용구성은 유사하지만, 한정된 회의시간 내에 여러 사람에게 동시 보고하는 형식이므로 이에 유의해야 함
  • 회의자료보고서는 회의의 목적과 성격에 따라 다르게 작성 되어야 함
  • 회의결과보고서는 '회의결과 요약', '회의발언요지', '회의녹취록'으로 구성되며, '회의발언요지'와 '회의녹취록'은 특성에 따라 작성여부를 결정할 수 있다.




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8. 상황·정보보고서

직무관련/보고서 잘쓰는 방법 | 2012.11.12 00:00 | Posted by 깨비형

1. 개요


1) 상황·정보보고서의 정의와 목적

▷ 상황·정보보고서는 특정 사안에 대한 구체적인 사실관계(fact), 현황 등의 정황적 상황이나 간략한 분석 정보를 담은 보고서를 총칭

- 신속·정확·간결성을 특히 중시하며 통상 일정한 형식을 갖추고 있음

▷ 상황·정보보고서의 목적 : 정확한 상황·사실관계·정보를 신속히 제공하는 것

▷ 상황·정보보고서의 특징 : 시간이 지남에 따라 보고내용이 동태적으로 변화


2) 상황·정보보고서의 종류

▷ 상황보고서 : 특정분야(언론, 안보 등) 일일상황, 정책추진 상황, 또는 즉시 알고 있어야 하거나 대응이 필요한, 시의성이 강한 사건 등에 관한 보고서

▷ 정보보고서 : 상황보고서 같은 정도의 시급성이 요구되지는 않지만, 특정 이슈나 테마에 대해 간단한 분석·평가 내용을 덧붙이고 경우에 따라 간략한 대책까지 제시한 보고서



2. 상황·정보보고서 작성 시 구비요건 및 유의사항


1) 상황·정보보고서 관련 그 동안의 주요 지적사항

▷ 적시성 결여 : 보고서의 정확성 및 완전성을 기하려다가 보고시기가 지연되어, 수요자가 시간을 갖고 대응할 여유 부족

▷ 시야 협소 : 보고자 소속부서 시각으로만 사태를 관찰, 보고

▷ 유관기관간 협조 미흡 : 부서간 공명심·이기주의로 인해 서로 협조하지 않아 정보 공유 미흡

▷ 지나치게 학술적 : 수요자가 이해할 수 없는 전문·특수 용어와 개념을 사용

▷ 정책수립에의 기여도 미흡 : 수요자의 의도를 정확히 파악하지 못해 실제 정책에 반영되지 못한 사례 빈번


2) 상황·정보보고서의 특성 및 구비요건

▷ 상황·정보보고서는 비교적 짧은 분량으로 높은 정확성과 신뢰성이 요구되는 상황·정보를 신속하게 전달하는 것이 중요

- 내용을 정확하게 전달하는 것이 핵심인 만큼, 보충설명 없이도 내용을 완정하게 전달할 수 있도록 작성

- 수요자가 필요로 하는 시점에 제공될 수 있도록 적시성을 확보

▷ 수요자의 상황파악과 정책결정을 돕는 배경지식 제공에 목적이 있음

- 상황(정보)을 분석·평가, 이해를 증진시키면서 대책(가능한 복수)에 따른 장단점도 함께 기술하여 정책 결정권자의 선택을 쉽게 함

- 논증보다는 의미있는 특성을 요점 위주로 대안을 부각시켜 작성


3) 작성 시 유의사항


3. 부문별 작성 방법


1) 제목 선정

▷ 핵심사항을 압축하여 작성하는 것이 중요

상황·정보보고서는 수요자가 제목만을 보고도 전체 내용을 한눈에 알 수 있도록 핵심사항을 압축하여 작성하는 것이 특히 중요

▷ 본문의 내용을 최대한 포괄하도록 작성

- 본몬에서 언급되지 않은 내용은 포함시키지 않도록 유의

▷ 제목만으로도 어느 정도 의미가 전달될 수 있도록 작성

- 어구의 단순한 나열이 아니라 제목만으로도 어느 정도 의미가 전달될 수 있도록 해야 하며, 의미 전달에 지장이 없는 낱말은 과감히 생략하여 간결 명료성 유지

▷ 짧은 보고서의 경우 지나치게 포괄적인 용어 사용 지양

- 소제목으로 구분되지 않는 짧은 보고서이 경우 지나치게 포괄적인 "~동향·~현황"과 같은 용어의 사용을 지양하고, 구체적으로 표현(예, '금속연맹 최근동향' → '금속연맹, 전국 동시 시한부 파업 및 집회 추진')

▷ 전문용어나 생소한 약어는 쓰지 않도록 함

- 사용자가 쉽게 이해할 수 없는 전문용어나 생소한 약어는 쓰지 않도록 하고 사용이 불가피한 경우에는 풀어서 표기

▷ 제목의 끝에는 "동작성"의 의미를 가진 낱말이 오는 것이 좋음

- 제목의 끝에는 "동작성"의 의미를 가진 낱말이 오는 것이 좋으며, 평이한 느낌을 줄 수 있도록 가급적 한글로 표기하고 앞말과 띄어 씀


2) 도입문 작성


▷ 특정 사건관련 보고 시는 가급적 6하 원칙(5W 1H)에 따라 작성하되 일반적으로 인물(who) → 때(when) → 장소(where) → 사건(what) 등의 순서로 구성


3) 본문 작성


4) 결론 작성



 <美 CIA의 정보보고서 작성 기본 10원칙>



<과정 요약>


  • 상황·정보보고서는 특정 사안에 대해 정확한 상황·사실관계·정보를 신속히 제공하는 것이 목적
  • 상황은 동태적으로 변하는 것이므로 깊이 있는 분석보다는 적시에 보고하는 것이 더 중요
  • 신속·정확·간결성을 특히 중시하며 통상 일정한 형식을 갖추고 있음









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1. 조정과제보고서 작성요령


1) 정책기획보고서와의 차이점

▷ 조정과제보고서는 정책추진과정에서 제기되는 쟁점 사항, 의사결정이 요구되는 사항 등에 대한 검토·조정을 중심으로 작성된 보고서

▷ 정책기획보고서 작성의 일반적 형태를 반영하여 작성하되, 쟁점이 되는 사항에 대한 의사결정을 요청하는 것을 부각시켜 작성

▷ 조정과제보고서의 구성 체계


2) 조정과제보고서 작성요령

▷ 보고 개요

- 무슨 이유로 조정과제보고서를 작성하게 되었는가를 기술(무엇이 문제가 되어 현재시점에서 보고하게 되었는지 등을 명시)

- 정책결정권자가 전체 맥락을 이해할 수 있도록, 보고 하고자 하는 사안이 어떻게 진행·발전되어 왔는가를 서술

▷ 현황 및 쟁점

- 정책추진의 현재 상태와 제기 되고 있는 문제점을 필요한 경우 정책기획보고서 작성방식에 따라 서술

- 추진과정에서 나타난 의견 대립 사항을 병렬적으로 작성(문제점 또는 의사결정이 필요한 부분과 관련하여 찬성·반대, 1안·2안, 관련 이해관계기관의 의견 등에 대한 내용을 상호 비교 가능하도록 기록)

▷ 쟁점에 대한 분석

- 의견대립 사항, 쟁점 사항의 대안 선택시 예견되는 장·단점을 분석하여 정책결정권자의 판단을 지원(장·단점을 고려할 때 발생할 수 있는 효과를 제시)

▷ 건의 및 제안

- 대안 중 보고자가 판단한 바람직한 방안, 이와 관련해 정책결정권자가 결정해주었으면 하는 사항과 이에 대한 이유를 설명

▷ 향후 계획

- 정책추진과 관련한 향후 일정 및 추진 계획을 작성

조정과제보고서 사례



2. 정책참고보고서 작성요령


1) 정책참고보고서 작성요령

▷ 정책참고보고서는 정책결정권자의 정책구상이나 결정에 아이디어나 실마리를 제공할 수 있도록 현황, 외국의 사례, 전문가 연구결과 등을 풍부하게 소개함

▷ 일률적인 작성원칙은 없으나, 다음 내용을 포함하여 작성

- 개요 및 검토배경, 현황

- 풍부한 국내외 사례분석 : 도입 당시의 상황과 이유, 도입 시 갈등 및 해결사례, 도입 후의 긍정적·부정적 효과

- 관련 전문가 의견

- 우리에게 주는 시사점


2) 정책참고보고서 작성시 권고사항

▷ 전달하고자 하는 정책 구상 등에 참고가 되는 새로운 아이디어 등을 중심으로 상세하게 소개

▷ 단순한 사례 소개에서 그치면 안되고, 보고서 수요자가 해당 보고서를 어떻게 활용할 것인지를 판단하여 정책에의 시사점을 같이 분석해야 함

정책참고보고서 사례



<과정 요약>


  • 조정과제보고서는 쟁점을 해결하기 위한 목적이므로, 쟁점을 정리하고 대안을 분석하는 부분이 가장 중요
  • 정책참고보고서는 정책결정자에게 새로운 아이디어를 제공하기 위한 목적이므로, 풍부한 사례와 시사점 위주로 정리되어야 함




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1. 정책기획보고서 작성요령


1) 정책기획보고서 구성 체계



2) 보고 개요

(1) 보고의 목적 및 필요성

▷ 무슨 이유로 보고를 하게 되었는가를 기술

- 기관장의 지시, 언론에서 제기된 의제, 국민으로부터의 민원제기 등 보고를 하게 된 사유

- 특히, 대통령실·국무조정실의 경우와 같이 정책의 타당성과 실효성을 점검하는 목적으로 작성하는 보고서는 주관기관을 명확히 밝히고 점검목적이 드러나도록 기술

▷ 보고를 통해 정책결정권자에게 요청하는 바가 무엇인지를 명시

- 어떠한 문제의식에서 비롯하여 정책을 기획하려고 하는 지 등 보고의 목적을 분명히 기술

▷ 이슈의 심각성과 시급성을 고려할 때 정책으로 검토할 필요성이 있는가에 대해 설명

- 정부가 관여할 사회문제인가?

- 지금 이 시점에서 필요한 정책인가?

▷ 해당 정책이 어떤 국정운영 방향, 전략과 연계되어 있으며, 이를 어떻게 실천하기 위한 것인가를 목적지향적으로 설명

- 예컨대, '자료관 설치 관련 보고서'를 작성하는 경우 전체 기록물 관리개선체계와 어떻게 연계되어 있으며, 기록물관리 개선 중장기 일정 계획상 어떤 의미가 있는지 등을 명시

(2) 관련 대통령 말씀

"요약보고서라 할지라도 거시적 목표를 가져야 하며, 목표를 분명히 해야 토론에 대응할 수 있고 정당성을 확보할 수 있음"

(3) 보고서 작성 경위

▷ 보고서가 어떤 과정과 토론을 거쳐서 나온 것인지를 정리

- 보고서가 특정 개인의 아이디어인지, 관련부처간 협의·합의의 결과인지, 관련부처 의견이 무엇이었는지 등을 기술

▷ 경우에 따라 보고할 정책관련 추진경위를 기술할 수도 있음

(4) 보고서 작성 경위 주의점

▷ 날짜와 일정만 적는 것이 아니라 각 일정마다 어떤 결과가 있었는지 간략하게 정리하여 보다 구체적인 정보를 제공


3) 현황 및 문제점

(1) 현황 및 실태

▷ 현황이 어떠한지를 객관적이고 사실적이며 다각적으로 기술

- 올바른 의사결정이 이루어지기 위해서는 현재 상태에 대한 정확한 인식이 필수적

- 구체적 통계, 여론조사 결과, 현장조사 결과 등 입증할 수 있는 자료를 병행 제시

▷ 과거로부터 현재까지의 추세, 변화정도, 변화속도 등을 제시하여 현재상태에 대한 대안을 고민할 수 있도록 기술

(2) 현재 상태의 원인 분석

▷ 대개 보고서의 경우 문제점만을 제시하는 데, 문제점이 왜 발생하는지에 대한 깊이 있는 분석이 부족

▷ 문제점의 원인을 1차적으로 찾고, 그 원인에 대한 깊이 있는 분석을 통해 원인의 원인을 분석

(3) 지금까지 정부는 어떻게 대응해 왔나

▷ 현재 상태의 문제점에 대해 단순 나열하는 것을 지양하고 문제의 뿌리, 근본원인을 분석해야 합리적인 해결대안 제시 가능

- 최초 정책과 후속 정책들이 누구에 의해, 어떤 과정을 거쳐 결정되었는가

- 투입한 인적·물적 자원이 효율적으로 사용되었는가

- 당초 기대한 정책효과와 비교해 실제 나타난 효과는 어떠했는가



▷ 과거 정책에 대해 정책수혜자(고객)가 어느 정도 만족·신뢰했으며, 소외되거나 불이익을 받은 정책대상은 누구였는가

- 발생한 갈등은 어떤 과정을 통해 해결되었는가

(4) 국내외 유사사례 등 참고 자료

▷ 민간부문 및 해외에서의 유사 사례 및 효과 분석

- 유사한 문제가 발생한 경우가 있는지, 있다면 어떻게 대처하였으며, 그 결과는 어떠했는가


4) 정책 수단·대안 분석

(1) 정책 고객 및 자원 파악

▷ 정책의 대상이 되는 고객, 자원이 얼마이며, 정책대상 중 얼마만큼이 해당 정책으로 혜택 또는 불이익을 받게 될 지 검토

▷ 고려하고 있는 정책이 정책고객을 충분히 포괄할 수 있는지 검토



(2) 대안 분석

▷ 정책대상에 맞는 정책대안인가

▷ 대안이 문제의 원인을 해결하는데 적합한가

▷ 정책목표와 정책수단이 타당성 있게 연결되어 있는가

▷ 정책대안이 실천가능하고 국민의 신뢰를 얻을 수 있는 것인가

(3) 정책 수행을 통해 예상되는 효과

▷ 정책시행으로 인하여 어떠한 변화가 일어날 것이며 이는 현재 수준과 얼마만큼 달라질 수 있는지를 예측

- 긍증적 효과 이외에 발생할 수 있는 부작용, 문제점에 대해서도 면밀히 사전 점검하고, 그 해결방안도 제시

▷ 정책추진으로 인해 발생할 수 있는 각종 영향에 대해서도 종합적으로 점검

(4) 간접영향분석



▷ 규제영향분석 : 정책으로 인하여 새롭게 발생하는 국민 권리의 제한, 새로운 의무 부과, 기존 제약의 걍화 등을 분석

▷ 차별영향분석 : 해당 정책으로 인하여 성별·연령·지역 등에 따른 차별적 자원배분, 지위 격차의 발생 등 불평등을 재생산하거나 소외하고 있는지를 점검

▷ 부패영향분석 : 정책으로 인하여 재량범위의 변화, 규정의 변화 등으로 인해 부패를 유발할 요인이 발생하는지를 점검


5) 추진계획

○ 정책 추진 계획

▷ 정책을 효과적으로 관리·집행하기 위하여 필요한 조직체계, 인적자원, 예산, 일정 등을 충분히 검토해 정책실행력을 확보해야 함

○ 홍보관리 계획

▷ 정책이 당초 의도한 바대로 실천·집행되기 위해서는 국민과의 끊임없는 대화를 통해 신뢰를 쌓는 것이 필요

- 정책내용을 어떻게 정책고객과 국민에게 알릴 것인가에 대한 커뮤니케이션 계획을 보고에 포함

▷ 홍보 주요목표, 홍보대상별 전략, 홍보 방법 등 홍보 계획을 수립

- 홍보 시 주요 메시지와 국정목표·방향과의 연계성 고려

○ 모니터링 및 평가 계획

▷ 해당 정책의 집행을 어떻게 모니터링하고 평가할 것인가에 댛나 계획을 수립해야 함

- 정책단계별로 일반국민, 정책고객, 이해관계자, 언론 등의 의견을 모니터링하고 성과를 평가·반영하는 성과관리 활동계획을 수립(정책의 효과, 성공여부 등을 판단할 수 있는 핵심지표내용 포함)


6) 건의 및 제안

○ 건의 및 제안 단계에서는 효과적 정책추진을 위해 정책결정권자에게 요청하고 싶은 내용을 서술

- 정책결정권자가 어떠한 의사결정을 하기를 원하는지, 무엇을 조정해 주기를 원하는지를 명확히 서술해야 함



<과정 요약>

  •  정책기획보고서는 정책 수립단계 또는 정책 진행 중 방향전환이 필요한 경우에 정책결정자가 의사결정을 할 수 있도록 정확하고 구체적인 정보를 제공해야 함
  • 정책보고서에는 종합적·전략적·구체적인 문제인식과 대안이 담겨 있어야 함










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1. 개요


1) 정책보고서의 정의

▷ 정책결정자(=보고서 수요자)가 정책과 관련한 현황과 문제를 정확하게 인식하고 정책결정을 할 수 있도록 전략 또는 대책 등을 제시하는 것을 목적으로 하는 보고서


2) 정책결정자가 정책보고서를 통해 얻고자 하는 것

▷ 왜 의제화 되었는가?

▷ 문제가 무엇인가?

▷ 문제를 해결하기 위해 정책결정자가 무엇을 해야 하는가?

▷ 향후 어떻게 관리되는가?


2. 정책보고서의 종류


1) 보고서의 유형

▷ 정책기획보고서 : 새로운 정책의 기획, 기존 정책의 수정·변경을 위해 목적·방향·전략·계획 등에 대한 정책결정자의 의사결정이 필요한 경우 작성

▷ 조정과제보고서 : 정책의 추진과정에서 발생하는 문제나 갈등의 해결을 위해 정책수단의 선택·변경, 인적·물적자원의 분배 등을 정책결정자에게 건의하거나 조정방안을 제안할 때 작성

▷ 정책참고보고서 : 정책결정자의 의사결정은 필요하지 않으나 정책의 구상/기획/집행단계에서 아이디어나 실마리를 제공하는 수준의 보고서 또는 책·논문 등의 참고자료를 보고해야 할 경우 작성


2) 정책의 기본요소 : 정책목표, 정책수단, 정책고객에 대한 효과

▷ 정책목표 : 정책이 추구하는 미래상 또는 정책을 통해 이룩하고자 하는 바람직한 상태

▷ 정책수단 : 정책목표를 달성하기 위한 방법

▷ 정책고객에 대한 효과 : 정책으로 인한 작용과 반작용



3. 정책보고서 작성 일반원칙

○ 정책결정권자가 조치해야 할 일을 분명히 기술

▷ '그래서, 내가 무엇을 해야 하는가?'하는 의문이 생기지 않도록 정책결정권자가 조치해 주기를 바라는 사항을 명확히 제시

○ 정책결정권자의 입장에서 알아야 할 핵심사항 중심으로 작성

▷ 보고자가 알고 있는 정보를 장황하게 나열하지 말고, 정책결정권자가 한번에 이해할 수 있도록 보고 요지를 명확하게 작성 ※ '나의 10분'이 '정책결정권자의 10분'과 같지 않음

○ 다양한 관점을 반영하여 분석적·종합적으로 작성

▷ 정책보고서는 특정이해집단, 특정관점이 아닌 전체적 입장에서 각각의 내용을 분석하여 이를 종합적으로 균형되게 작성하여야 함

▷ 의사결정에 도움이 될 수 있도록 객관적인 통계와 자료를 사용하되, 상승·하상 등 진행방향을 알 수 있도록 추세적으로 작성 - 설득력과 이해력을 높이기 위해 차트, 도표 사용 권장

○ 문제에 대한 근원적 해결대안을 제시

▷ 문제의 1차적 원인만 찾아서는 곤란하며, 원인의 원인을 찾아 문제의 핵심을 파악하여 실효성 있게 해결대안을 제시 - 근본원인을 해소하지 않으면 해당 문제는 계속 반복



<과정 요약>

  • 정책보고서는 정책결정권자의 의사결정을 돕기 위한 보고서
  • 정책보고서를 통해 정책결정권자는 왜 의제화 되었는가, 문제가 무엇인가, 문제해결을 위해 정책결정권자는 무엇을 해야 하는가, 향후 계획은 무엇인가에 대한 답을 얻고자 함




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4. 보고서 유형 구분

직무관련/보고서 잘쓰는 방법 | 2012.11.08 00:00 | Posted by 깨비형

1. 보고서 유형 분류의 필요성


※ 다양한 보고서를 유형화하는 이유

▷ 보고서는 작성목적, 작성자, 독자, 내용, 보고형식 등이 무엇이냐에 따라 작성방법이 모두 다를 수 밖에 없음.

▷ 따라서, 모든 보고서에 공통적으로 적용되는 단일 메뉴얼을 만들기 어렵기 때문에 보고서를 작성목적과 형식에 따라 유형화 하여 그 유형별로 보고서 작성방법을 표준화 하는 것임


2. 보고서의 유형

    ▷ 고위 공공기관의 경우 크게 4가지 유형으로 분류 가능


1) 정책 보고서

▷ 정책에 대한 계획, 진행사항, 또는 집행결과를 보고하거나 재가를 받기 위한 보고서

▷ 정책 추진배경, 주요 검토사항 및 추진결과 등 상세하고 깊이있는 내용을 취급

▷ 정부의 고위 공공기관에서 가장 많이 작성되는 보고서


2) 상황·정보 보고서

▷ 특정한 상황이나 사안, 추진 동향(정책동향 포함) 등에 관한 보고서

▷ 통상 정기보고의 형태를 띠며, 진행중인 사안에 대한 현황 및 시사적 정보를 적시·적절하게 함축적으로 제공하는 것이 중요함


3) 회의 보고서

▷ 회의 전/후에 따라 '회의자료 보고서'와 '회의결과 보고서'로 구별

- 회의자료 보고서 : 회의의 계획과 안건으로 상정하는 자료, 참고자료를 사전에 보고

- 회의결과 보고서 : 회의에서 논의된 내용 또는 결정된 사항을 회의록 형태로 정리


4) 행사 보고서

▷ 통상 중요한 행사를 기획하는 행사기획, 행사확정 후 사전 보고하는 행사진행 보고서

▷ 행사기획, 행사개요, 말씀자료 및 참고자료 등이 포함됨



3. 업무절차상 유형별 보고서 작성 시기


1) 정책순환과정

▷ 정책참고 보고서 : 최초 정책 구상단계에 주로 작성, 기획단계나 집행단계에서도 의사결정에 참고자료로서 작성될 수도 있음

▷ 정책기획 보고서는 기획단계, 조정과제보고서는 정책 집행단계에서 작성, 정책의 집행단계에서도 정책의 추진 방향이 크게 바뀌는 경우 정책기획보고서를 작성

▷ 상황·정보보고서, 회의보고서, 행사보고서는 정책의전 순환과정에서 언제든지 작성



<과정 요약>


  • 정책보고서는 정책결정자의 의사결정을 돕기 위한 보고서
  • 상황·정보보고서는 정책 또는 특정 사안에 대한 상황을 신속·정확하게 보고하는 것
  • 회의보고서는 회의관련 안건과 그 결과를 보고하는 것
  • 행사보고서는 행사에 대한 기획의도, 행사소개, 말씀자료, 행사장에서의 행동 요령을 보고하는 것




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1. 보고서 형식의 일반 원칙


1) 용지형식 : 용지의 규격은 문서의 작성·분류·편철·보관·보존을 용이하게 하기 위해 도면, 증표류, 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는, 흰색 A4 용지(가로 210 mm, 세로 297 mm)로 표준화해야 함

※ 용지의 여백

▷ 위, 아래 : 15mm

▷ 왼쪽, 오른쪽 : 20mm


2) 문서 스타일 - 표기법

▷ 글자 : 문서는 문화예술진흥법 제7조의 규정에 의한 어문 규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자, 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 씀

▷ 숫자 : 아라비아 숫자로 씀

▷ 날짜 : 숫자로 표기하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시함

▷ 시분 : 24 시각제에 따라 숫자로 표기하되 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분함

▷ 연호 : 서기 연호를 쓰되, '서기'는 표시하지 않음


3) 문서 스타일 - 문서 서식

▷ 머리말에는 오른쪽 정렬 형태로 '일자', '보고서 성격'(또는 '보고서 제목'), '부서명'을 기입(중고딕, 14포인트)

- '보고서 성격'이 '서면 보고자료'와 같이 너무 일반적·추상적이면 곤란하며, 보고서 제목을 표기하는 것이 더 적절시 따옴표를 사용해 표기

▷ 제목은 머리말 밑에 '제목 상자'를 그리고 그 안에 기술(헤드라인M, 22포인트)

- 상자의 바탕색은 보고서 유형별로 구분, 테두리는 검정색 0.3mm

▷ 보고서 작성 경위 및 취지, 과정 등을 간략히 서술하고자 하는 경우 제목 상자 밑에 '개요 상자'를 그리고 그 안에 표현

- 상자의 바탕색은 연녹색, 위아래만 이중 테두리

- 보고서 개요에 문서 취지 등이 포함될 경우에는 생략 가능

▷ 글자체는 제목이나 중간 목차, 본문 중간의 참고내용, 구체적인 수치 등에 따라 적합한 글자체 활용

- 글자크기 : 문서제목(22포인트), 본문(15포인트),  중간 참고내용(13포인트)

- 표준 포인트를 기준으로 하되 작성자가 필요에 따라 조정 가능

- 줄간격은 130%를 기준으로 하되, 필요에 따라 조정, 문단 간격은 임의로 설정

- 본문 작성시 핵심단어나 중요한 내용 등은 필요시 진하게 표시하거나 색상을 다르게 하여 강조(다만, 강렬한 원색 사용은 억제)

대통령 비서실의 보고서 표준서식


4) 문서 스타일 - 항목 표시


5) 문서 스타일 - 표 그리기



2. 보고서 작성 시 유의사항


1) 눈에 쏙 들어오게 하는 보고서를 작성하는 몇 가지 팁


▷ 본문은 짧게 하고 참고사항은 첨부

- 전체를 읽어야만 다 이해될 수 있는 보고서보다, 핵심만 취하고 나머지는 필요할 때 읽도록 구성된 보고서가 수용자에게 각광받을 수 있음

- 본문은 핵심사항 위주로 담고, 본문에 대한 설명자료나 내용이 너무 상세한 것은 첨부물로 돌려야 함. 단, 첨부물이 너무 많아도 안됨

- 온라인 보고시에는 첨부내용이 짧거나 중요한 경우 별도의 첨부파일로 하지 말고, 본문의 끝에 붙여 하이퍼링크로 처리해야 수요자가 모든 파일을 열어보는 번거로움을 피할 수 있음


▷ 하이퍼링크 기능 활용

- 보고서 내용이 길고 복잡한 경우, 모든 내용을 본문으로 처리하는 것 보다는 '참고'로 보고서 말미에서 별도로 처리하는 것이 더 효율적임

- 이때, 본문에는 '참고' 제목만을 적고 하이퍼링크 기능을 적용해 연결해 놓으면 손쉽게 '참고' 내용으로 가서 읽을 수 있음


▷ 보고서 제목의 상자 색상을 유형별로 구분

- 보고서의 제목상자 색상은 작성자의 취향에 따라 다를 수 있으나 보고서 유형에 따라 생삭 구분을 정해 두면, 제목 상자만 봐도 해당 보고서가 어떤 목적인지 알 수 있음

- 다만, 색상 선택이 번거롭다고 판단 시 흰색(무색) 사용을 권고


▷ 시각자료의 적극적 활용

- 시각자료를 활용하면 내용상 핵심 메시지 강조 및 현장감 전달에 유용

- 자세한 정보를 압축적으로 전달할 수 있음

- 말로 설명하기 어렵거나 길게 설명해야 하는 경우 단순하면서도 분명하게 전달 가능

- 지도, 막대그래프, 점선그래프, 원그래프, 레이더차트, 흐름도, 표, 사진 등

· 그래프 : 추세 파악에 용이

· 지도 : 복합적이고 입체적인 정보 표시에 편리

· 흐름도 : 사건 전개 상황이나 정보의 시간적 흐름을 표시하는데 적합

· 사진 : 생생하게 현장을 전달

· 표 : 데이터나 의견을 논리적으로 비교하는데 편리


▷ 요약보고서 작성 및 활용

- 보고서 수요자는 업무 범위가 넓고 무척 바쁘다는 점을 항상 유념해야 함

- 보고서를 간결하고 핵심 위주로 작성해야 하는 이유

- 자세하 설명이 필요하거나, 구체적 자료들을 보고해야 하는 경우 요약보고서를 별도 작성하고 상세보고서를 첨부하는 것이 유용

- 연구적 성격의 정책보고서를 제외하고는 통상 5장 이상일 경우, 요약 보고서를 별도로 작성하는 것이 좋음(경험적으로 볼 때 약 5:1 정도의 비율로 요약하는 것이 적절)

- 본문의 핵심사항만을 간결하게 정리하면서 중요 정보를 모두 포함해야 함

- 본문의 내용을 그대로 반복하거나 본문에 없는 내용을 보충하지 않도록 주의



<과정 요약>


  • 보고서의 가독성을 높이기 위해 표준 서식이 필요
  • 문자표기, 숫자 및 일시 표기, 항목 표시 등 표준화된 방식을 준용하면 보고서의 품질이 높아질 수 있음
  • 하이퍼링크, 요약보고서, 시각자료 등의 기능을 활용하면 보고서를 효율적으로 작성할 수 있음





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1. 보고서 작성 시 유의사항


1) 유의사항 3가지 : 보고서의 유형과 목적, 주제의 특성 및 비중에 따라 전개방법이 달라질 수는 있으나, 수요자 입장에서 이해하기 쉽게 작성하는 것이 가장 중요

▷ 수요자, 결재자 관점에서 이해하기 쉽게 작성

▷ 보고서가 그 자체로 완결성을 가질 수 있도록 해야 함

▷ 표준화된 양식에 따라 간결·명료·효율적으로 작성


2) 수요자, 결재자 관점에서 이해하기 쉽게 작성하기

▷ 해당분야의 전문용어를 남용하는 등 수요자(보고 받는 사람)가 이해하기 어렵게 작성하지 않도록 유의 : 전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 등의 사용은 지양하되 필요 시 별도 설명을 추가하거나 참고자료 등을 첨부

▷ 작성자의 이해관계 및 선입견을 배제하고 모든 관련사항을 확인·재확인하여 수요자, 결재자의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성 : 단편적이거나 특정 부서의 의견만을 반영하지 않고, 과거 사례 및 타부서 의견 등을 포괄적으로 검토하여 작성

▷ 수요자, 결재자가 필요로 하는 시점에 보고되어 최대한으로 활용될 수 있도록 적절한 시기를 선택


3) 보고서 그 자체로 완결성을 가질 수 있도록 하기

▷ 보고서는 그 자체로 완전한 형식과 내용을 갖추어야 하며, 다른 보고서나 자료가 있어야만 제대로 이해할 수 있게 작성되어서는 안됨

▷ 보고서를 보고 추가적인 질문사항이 발생하지 않도록 명확히 서술

▷ 하나의 보고서에 몇 개의 주제를 혼합하여 혼동을 일으키지 않도록 1 보고서당 1개 주제로 작성

▷ 보고서 분량은 가능한 적을수록 좋기 때문에 필요 시 별첨 참고자료 활용 : 가능한 5매 이상 넘어가는 보고서는 요약본 작성

▷ 단, 시급성이 요구되는 보고의 경우에는 부득이하게 부분적으로 보고할 수밖에 없으나, 추후 진전사항을 종합하여 추가 보고


4) 표준화된 양식에 따라 간결·명료·효율적으로 작성

▷ 가급적 문서관리시스템에 등록되어 있는(청화대는 업무관리시스템에 등록되어 있는) 표준화된 보고서 서식·규격을 사용

▷ 내용과 구성이 산만하지 않도록 최대한 간결하게 작성 : 가능한 6하 원칙에 의거해 작성하고, 불필요한 미사여구나 수식어, 오해를 유발할 수 있는 애매한 표현이나 과장된 표현은 지양

▷ 보고서 작성 목적·경위와 쟁점, 대안, 추진계획을 명확하게 기술

▷ 간략한 보고서의 경우 효율상 시작하는 문단에 가장 중요한 내용이 들어가도록 하고, 이어서 그것을 뒷받침하는 내용을 배치 : 특히 상황·정보보고서의 경우 두괄식 표현이 매우 중요

▷ 명료한 어휘를 사용하되, 단어의 과도한 압축적 사용으로 본래의 뜻이 왜곡되지 않도록 유의 : 개조식 보고서가 형식을 지나치게 중시, 주어나 목적어 등이 생략되어 정확한 의사 전달에 어려움이 있다는 지적이 있는 만큼, 경우에 따라 서술식 활용이 필요

예) 직무분석 "추진" → 추진했다? vs 추진할 예정이다?



2. 주요 부문별 내용전개 요령


1) 보고서의 전개 방식 : 보고서는 읽는 사람이 자연스럽게 내용을 수긍할 수 있도록 적절한 형식·구조를 갖추고 내용을 전개해야 함



▷ 보고서의 일반적인 전개 방식은 보고서 유형에 따라 다를 수 있지만, (제목)·개요·본문·결론의 형식을 갖추는 것이 일반적


2) 제목

▷ 제목만으로 보고서의 성격, 전체 내용을 알 수 있도록 작성

- 가능한 1줄로 작성하며, 핵심적인 사항을 표현

- 한 과제에 여러 보고서가 나오는 경우, 소제목이나 부제 활용

▷ 예시

- 유럽 주요국, 이민 수용요건 강화 추진

- 장병 인터넷 교육장 운용 개선방안 검토

- 사용자 교육 및 변화관리 중심으로 지식관리시스템 구축 방안


3) 개요 부분 내용전개

▷ 전체적인 내용을 개략적으로 요약하거나 보고서 작성의 배경과 목적, 경위 등을 서술

- 개황이나 간단한 문제제기로 수요자의 관심을 유발

- 중요 결론을 포함하는 것도 한 방법(그러나, 너무 길거나 본 보고서를 반복하지 않도록)

▷ 예시


4) 본문 부분 내용전개 요령

▷ 현 실태 및 문제점, 과거사례와 대안분석, 전망 등 필요한 내용을 작성하되, 중요도가 높은 사항을 먼저 기술

- 주로 두괄식을 사용하고 필요 시 양괄식을 병행

- 6하원칙을 준수하되, 주로 "무엇을, 왜, 어떻게"를 강조

- 한 문장은 2줄 이내, 최대 3줄을 초과하지 않도록

- 동일한 내용이나 단어가 중복되지 않도록

- 수동태 보다는 능동태를 사용

- 한 문단에 한 개의 초점(내용)만을 기술하여 혼선을 방지

- 시각적인 효과(도표, 진하게 표시, 특수기호 등)를 활용하여 설명력을 높임

▷ 예시("공공부문 SW사업의 불합리한 계약관행 개선" 중에서)


5) 결론 부분 내용전개

▷ 결론 및 대안 제시, 건의사항, 향후 조치사항 등을 기술하며, 필요시 참고자료를 첨부

- 실천가능하고 구체성 있는 결론

▷ 예시("000사업 점검결과 및 조정방향 보고" 중에서)


6) 기타 유의사항

▷ 보고서는 실천가능하고 구체성 있는 방안을 제시하여 보고 받는 사람이 실질적으로 활용할 수 있도록 해야 함

- 특히 보고자의 공명심·경쟁심에 따라 수요자의 판단을 흐리는 보고서가 작성되지 않도록 하기 위해서는 관련부서 및 이해 관계자의 다양한 의견, 과거 유사 사례 등을 종합 정리해야 함

▷ 상부지침을 받아 작성하는 보고서의 경우, 지침에 충실하게 작성하되 이견이 있을 때는 타당한 이유를 적시하여 보고

▷ 보고서 자체를 홍보자료라 생각하고 작성하는 습관을 가져야 함

- 공개 보고서가 아닌 경우에도 보고서 내용이 좋으면 홍보를 위한 공개를 하거나 우연히 공개되는 수도 있으므로 보고서 자체를 홍보자료라 생각하고 작성하는 습관을 가져야 함



3. 문장표현


1) 서술 방식

▷ 문장은 가급적 간결하게 작성하되, 필요 시 연결조사나 접속어를 적절히 사용하여 전체 문맥이 물 흐르듯 원활하게 기술

- 개조식이라 하더라도 '한편', '다만', '특히'와 같은 접속어를 사용하면 문장의 앞뒤가 자연스럽게 연결될 수 있음

▷ 가급적 단순한 문단구조를 갖추고 능동형 표현을 쓰며 애매한 수식어는 최대한 사용을 억제

▷ 형용사나 부사보다는 명사나 동사를 주로 사용하고, 내용을 압축적으로 표현

▷ 동일한 내용이 중복되지 않게 하여 항상 신선한 문장이 되도록 하고, 동일한 단어나 문구를 2중, 3중 사용하는 것을 억제

▷ 한 개의 문단에는 한 개의 초점(내용)만을 기술


2) 표현 방식

▷ 결론이나 대책, 주장 등은 과장되지 않도록 세심한 주의를 기울여 객관성과 신뢰성을 유지

▷ 보고서는 수요자에게 행동방책(결론)을 제시하는 것이 무엇보다 중요하므로 단순한 사실의 나열보다는 의사결정을 해야 할 중요한 사항이나 쟁점사항을 적시

▷ 회의결과 또는 특정인의 언행을 표현시 전체적으로 한가지 화법(직접/간접)으로 통일하고, 관련 사실이 있는 그대로 가감없이 기술

▷ 특수용어 및 과거사항 등 설명이 필요한 내용은 괄호 또는 참고표시를 통해 주석을 달아주고, 보다 긴 설명이 필요한 경우에는 참고자료 첨부 등을 통하여 해결


3) 주목받는 내용 작성법

▷ 보고 목적에 적합한가?

▷ 보고 내용이 정확한가?

▷ 보고서를 간결하게 정리했는가?

▷ 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가?

▷ 보고서가 완결성을 갖추고 있는가?

▷ 적절한 시점에 보고하고 있는가?


※ 개조식 보고서의 장단점

▷ 간략하게 요약할 수 있고, 가독성을 높다.

▷ 자칫 잘못하면 내용을 불충분하게 전달하거나 더 나쁜 경우 의미를 왜곡시킬 여지가 있다.


<과정 요약>

  • 보고서는 수요자 관점에서 이해하기 쉽게 작성해야 함
  • 보고서는 그 자체로서 완결성을 가질 수 있어야 함
  • 보고서는 표준화된 양식에 따라 간결·명료·효율적으로 작성해야 함



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