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8. 상황·정보보고서

직무관련/보고서 잘쓰는 방법 | 2012.11.12 00:00 | Posted by 깨비형

1. 개요


1) 상황·정보보고서의 정의와 목적

▷ 상황·정보보고서는 특정 사안에 대한 구체적인 사실관계(fact), 현황 등의 정황적 상황이나 간략한 분석 정보를 담은 보고서를 총칭

- 신속·정확·간결성을 특히 중시하며 통상 일정한 형식을 갖추고 있음

▷ 상황·정보보고서의 목적 : 정확한 상황·사실관계·정보를 신속히 제공하는 것

▷ 상황·정보보고서의 특징 : 시간이 지남에 따라 보고내용이 동태적으로 변화


2) 상황·정보보고서의 종류

▷ 상황보고서 : 특정분야(언론, 안보 등) 일일상황, 정책추진 상황, 또는 즉시 알고 있어야 하거나 대응이 필요한, 시의성이 강한 사건 등에 관한 보고서

▷ 정보보고서 : 상황보고서 같은 정도의 시급성이 요구되지는 않지만, 특정 이슈나 테마에 대해 간단한 분석·평가 내용을 덧붙이고 경우에 따라 간략한 대책까지 제시한 보고서



2. 상황·정보보고서 작성 시 구비요건 및 유의사항


1) 상황·정보보고서 관련 그 동안의 주요 지적사항

▷ 적시성 결여 : 보고서의 정확성 및 완전성을 기하려다가 보고시기가 지연되어, 수요자가 시간을 갖고 대응할 여유 부족

▷ 시야 협소 : 보고자 소속부서 시각으로만 사태를 관찰, 보고

▷ 유관기관간 협조 미흡 : 부서간 공명심·이기주의로 인해 서로 협조하지 않아 정보 공유 미흡

▷ 지나치게 학술적 : 수요자가 이해할 수 없는 전문·특수 용어와 개념을 사용

▷ 정책수립에의 기여도 미흡 : 수요자의 의도를 정확히 파악하지 못해 실제 정책에 반영되지 못한 사례 빈번


2) 상황·정보보고서의 특성 및 구비요건

▷ 상황·정보보고서는 비교적 짧은 분량으로 높은 정확성과 신뢰성이 요구되는 상황·정보를 신속하게 전달하는 것이 중요

- 내용을 정확하게 전달하는 것이 핵심인 만큼, 보충설명 없이도 내용을 완정하게 전달할 수 있도록 작성

- 수요자가 필요로 하는 시점에 제공될 수 있도록 적시성을 확보

▷ 수요자의 상황파악과 정책결정을 돕는 배경지식 제공에 목적이 있음

- 상황(정보)을 분석·평가, 이해를 증진시키면서 대책(가능한 복수)에 따른 장단점도 함께 기술하여 정책 결정권자의 선택을 쉽게 함

- 논증보다는 의미있는 특성을 요점 위주로 대안을 부각시켜 작성


3) 작성 시 유의사항


3. 부문별 작성 방법


1) 제목 선정

▷ 핵심사항을 압축하여 작성하는 것이 중요

상황·정보보고서는 수요자가 제목만을 보고도 전체 내용을 한눈에 알 수 있도록 핵심사항을 압축하여 작성하는 것이 특히 중요

▷ 본문의 내용을 최대한 포괄하도록 작성

- 본몬에서 언급되지 않은 내용은 포함시키지 않도록 유의

▷ 제목만으로도 어느 정도 의미가 전달될 수 있도록 작성

- 어구의 단순한 나열이 아니라 제목만으로도 어느 정도 의미가 전달될 수 있도록 해야 하며, 의미 전달에 지장이 없는 낱말은 과감히 생략하여 간결 명료성 유지

▷ 짧은 보고서의 경우 지나치게 포괄적인 용어 사용 지양

- 소제목으로 구분되지 않는 짧은 보고서이 경우 지나치게 포괄적인 "~동향·~현황"과 같은 용어의 사용을 지양하고, 구체적으로 표현(예, '금속연맹 최근동향' → '금속연맹, 전국 동시 시한부 파업 및 집회 추진')

▷ 전문용어나 생소한 약어는 쓰지 않도록 함

- 사용자가 쉽게 이해할 수 없는 전문용어나 생소한 약어는 쓰지 않도록 하고 사용이 불가피한 경우에는 풀어서 표기

▷ 제목의 끝에는 "동작성"의 의미를 가진 낱말이 오는 것이 좋음

- 제목의 끝에는 "동작성"의 의미를 가진 낱말이 오는 것이 좋으며, 평이한 느낌을 줄 수 있도록 가급적 한글로 표기하고 앞말과 띄어 씀


2) 도입문 작성


▷ 특정 사건관련 보고 시는 가급적 6하 원칙(5W 1H)에 따라 작성하되 일반적으로 인물(who) → 때(when) → 장소(where) → 사건(what) 등의 순서로 구성


3) 본문 작성


4) 결론 작성



 <美 CIA의 정보보고서 작성 기본 10원칙>



<과정 요약>


  • 상황·정보보고서는 특정 사안에 대해 정확한 상황·사실관계·정보를 신속히 제공하는 것이 목적
  • 상황은 동태적으로 변하는 것이므로 깊이 있는 분석보다는 적시에 보고하는 것이 더 중요
  • 신속·정확·간결성을 특히 중시하며 통상 일정한 형식을 갖추고 있음









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